Правила хранения счетов-фактур. Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде Хранение счетов фактур полученных

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:

Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:

Оформить кадровые документы онлайн ⟶

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .

Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН .

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.

Коммерческая деятельность - без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес - обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) - иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания - в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале .

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать - просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале .

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

• их поступления после окончания налогового периода;
• наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
• выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале .

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале .

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных - 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур - 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Н апомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее - Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914».

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137). Журнал состоит из двух частей: части 1 - «Выставленные счета-фактуры» и части 2 - «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме «обычного» счета-фактуры, мы сейчас имеем еще «корректировочный», причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале .

В «шапке» Журнала указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь - за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.

Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью организации.

Когда Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.

Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации (или ИП, или уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ).

Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур...», утвержденных Постановлением № 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код - 1, в электронном виде - 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель - по дате получения.

В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры

Мнение специалиста

Свернуть Показать

Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления. С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю.

Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 - 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур...», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя - информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Обратите внимание и на то, что в Постановлении № 1137 постоянно упоминается «электронная цифровая подпись», несмотря на то, что по Закону об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ жить ей осталось несколько месяцев (если, конечно, срок ее жизни не будет продлен, поскольку государственные органы, скорее всего, не успеют к июлю 2012 года привести свои нормативные документы в соответствие этому Закону).

Книга покупок и Книга продаж

В новой форме Книги покупок (Приложение № 4 к Постановлению № 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6-12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в Примерах 2 и 3.

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: «обычных», исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.

Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет (п. 13 Правил ведения Книги покупок).

Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то - покупатель.

Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.

Однако обратите внимание: составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями.

В Постановлении № 914 не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.

Оформление Книги покупок и Книги продаж . Составленные на бумажном носителе, они подписываются личной подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью организации. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.

Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются руководителем и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью руководителя организации (или ИП, или уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Книгу продаж и Книгу покупок, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ним следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения Книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок). Данный порядок, в отличие от ранее действовавшего, соответствует требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Напомним, в Постановлении № 914 содержалось требование о хранении данных документов в течение полных 5 лет с даты последней записи (п. 15, 27 Постановления № 914).

Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг

Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.

Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.

С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока .

Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.

Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж - не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

• Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
• Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Срок хранения актов выполненных работ

Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.

Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения книг покупок и продаж

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

• Быть недоступным для широкого круга лиц;
• Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
• Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой "первички". Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ). Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.

Анализируем "нормативку"

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж .

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся , а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры . Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета.

Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая "первичка", нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) <1>). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

<1> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) "входящие" счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС <2> об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

<2> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <3> подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).

<3> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Начало действия документа — 01.10.2010.

Множество вариантов

Как уже отмечалось, на практике бухгалтеры не всегда придерживаются описанных выше Правил, аргументируя это следующим.

1. Удобнее, когда документы (счет-фактура, товарная накладная) хранятся вместе . Действительно, когда контрагент просит выслать, например, по факсу копии документов или "первичка" понадобилась руководству организации в управленческих целях, сподручнее и быстрее отыскать необходимые бумаги, если они лежат вместе. Тем не менее такой вариант хранения документов автору статьи кажется неправильным. Есть выход: бухгалтер может сделать ксерокопии счетов-фактур, вложив их вместе с товарными накладными (форма N ТОРГ-12) либо актами выполненных работ в соответствующий журнал-ордер. А оригинал налогового документа, как и положено, подошьет к журналу учета счетов-фактур. Такой вариант может использовать организация, у которой документооборот незначительный. При большом количестве "входящих" документов, конечно, это не выход.

Дублированием документов следует воспользоваться, если в бухгалтерском учете фигурируют бланки строгой отчетности. Например , БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль). Его копия в этом случае прикладывается к папке со счетами-фактурами полученными. Отметим, что принципиального значения, где будет храниться оригинал, а где копия БСО, нет (абз. 2 п. 5 Правил). Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).

1. Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту . Например , бухгалтеры некоторых организаций ведут учет "первички" по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.
2. Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок . Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).

Совмещение режимов

Вопросы о порядке хранения счетов-фактур нередко возникают у продавцов, совмещающих два налоговых режима (например, общий режим налогообложения и спецрежим в виде ЕНВД). В этом случае, по мнению автора, бухгалтер торговой организации в отношении счетов-фактур, относящихся к деятельности, облагаемой по ТСНО, должен воспользоваться порядком, описанным выше, а в отношении "спецрежимных" счетов-фактур может хранить их подколотыми к другой "первичке". Дело в том, что порядок, указанный в Правилах, распространяется только на плательщиков НДС. Так как организация, переведенная на уплату ЕНВД, плательщиком НДС не является, соответственно, и следовать Правилам у нее нет необходимости.

Нужно ли сшивать счета-фактуры?

К ответу на данный вопрос следует подходить с практической точки зрения. Нормативным документом предусмотрено: журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы . И это правильно. Все-таки срок хранения названных налоговых документов немаленький, и за этот период могут смениться как работники бухгалтерии, так и руководители торгового предприятия. С другой стороны, в процессе деятельности бухгалтер нередко сталкивается с необходимостью откопировать тот или иной документ (в том числе по требованию налоговой), а когда они сшиты в толстую папку, сделать это неудобно.

Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.

Формируем журнал учета

В нормативных документах не указано, за какой промежуток времени должен формироваться журнал учета счетов-фактур. А раз так, то в зависимости от количества документов и желания бухгалтера это могут быть квартал, месяц, декада или иной интервал времени (его целесообразно установить внутренними документами).

Кроме того, на законодательном уровне форма журнала также не утверждена, поэтому торговой организации следует утвердить ее самостоятельно. Если учет ведется при помощи программного продукта, то, скорее всего, программа даст вам распечатать своего рода реестр всех полученных счетов-фактур. Например , в программе 1С при формировании книги покупок есть галочка "Журнал учета полученных счетов-фактур".

При его формировании практически дублируется содержание книги покупок. При выводе данного реестра на печать, возможно, вам придется подкорректировать его вручную (например, сохранив его для этого в программе Excel). Кстати, организации, которые ведут учет вручную, при разработке журнала учета полученных счетов-фактур могут взять за его основу именно тот реестр, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, дата и номер счета-фактуры, наименование контрагента, стоимость полученных ценностей с учетом НДС.

Обособленные подразделения

Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, порядок хранения, а также способ передачи разделов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж на законодательном уровне не определены. Поэтому обратимся к нормам налогового законодательства и разъяснениям специалистов различных ведомств.

В соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС признаются организации и ИП. Причем обязанность по уплате налога согласно п. 2 ст. 174 НК РФ должна быть исполнена налогоплательщиком по месту своего учета в налоговом органе. Организации, имеющие обособленные подразделения, уплату налога производят централизованно без распределения его по данным структурным единицам (Письмо МНС России от 04.11.2002 N ВГ-6-03/1693@). Отчетность также представляется только по месту нахождения головной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур , книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета , единых книг покупок и продаж организации (Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

За отчетный налоговый период обособленные подразделения представляют указанные документы для оформления единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж налогоплательщика и для составления деклараций по НДС.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также их передачи от обособленного подразделения в головную организацию должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Ключевой момент. Порядок передачи от обособленного подразделения в головную организацию счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

• передаются оригиналы выставленных и полученных счетов-фактур, оригинал раздела единой книги продаж и оригинал раздела единой книги покупок. Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются копии выставленных и полученных счетов-фактур, копии раздела единой книги продаж и раздела единой книги покупок (оригиналы хранятся в обособленном подразделении). Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются данные о выставленных и полученных счетах-фактурах в любом ином виде, позволяющем головной организации оформить единые журналы выставленных и полученных счетов-фактур, единую книгу продаж и единую книгу покупок (например, посредством электронной связи). Утверждаются срок передачи и должность лица, ответственного за передачу данных.

Таким образом, место хранения оригиналов счетов-фактур может быть определено обществом самостоятельно в соответствии с установленным порядком в учетной политике.

Обращаем внимание на то, что согласно ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу требования о представлении документов. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Поэтому организации, выбравшей вариант хранения счетов-фактур по месту нахождения ее обособленных подразделений, расположенных в другом регионе, следует учитывать, что на исполнение требования налогового органа о представлении указанных документов в данном случае она может потратить значительное время.

А как насчет ответственности?

Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Нарушения порядка хранения налоговых документов в тексте данной статьи не поименованы, а следовательно, и мера ответственности не определена. Кроме того, такие действия налогоплательщика не могут являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК <4>).

<4> Постановлением ФАС МО от 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Постановление Арбитражного суда г. Москвы по данному делу оставлено без изменения.

В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.

Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий. С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст. 169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.

* * *

Подведем итоги. У всех вариантов хранения счетов-фактур есть свои приверженцы и последователи. Как видно из статьи, ответственность за отступление налогоплательщиков от этих правил в законодательстве РФ не предусмотрена. А раз так, то принимать решение о способе хранения данных налоговых документов организация торговли будет самостоятельно. Из практического опыта отметим: обычно претензий со стороны контролирующих органов по вопросам хранения счетов-фактур не возникает. Основное требование проверяющих (налоговых инспекторов, аудиторов) — возможность быстро найти правильно оформленный налоговый документ. То есть, если организация торговли из соображений экономии рабочего времени приняла решение хранить счета-фактуры иным способом, нежели описанный в первой части настоящей статьи, ничего страшного в этом нет. Но все же рекомендуем по истечении календарного года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур привести в соответствие Правилам.

С.В.Манохова

Редактор журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"