Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Дипломная работа: Номенклатура дел виды, роль и значение Типы и виды номенклатуры дел
Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах - порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе - разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.
Значение номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.
Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.
Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.
На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п.
Номенклатура дел является также плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет). Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964)
На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер) , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.
По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения. Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации.
Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа . Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения.
Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы.
В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.
Типы и виды номенклатур дел
Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Номенклатура дел структурного типа
Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.
Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами» , «Управление документооборота и контроля» , «Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия» .
Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:
Структура по штатному расписанию:
1. Генеральный директор
2. Коммерческий директор
3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам
4. Заместитель генерального директора по качеству
5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления
8. Аппарат генерального директора
9. Склад сырья и готовой продукции
10. Отдел кадров
11. Отдел информационно-технологического обеспечения
12. Отдел логистики
13. Отдел бухгалтерского учета
14. Отдел сетевых продаж
15. Отдел региональных продаж
16. Отдел маркетинга
17. Финансовый отдел
18. Планово-экономический отдел
19. Лаборатория контроля качества сырья
20. Отдел контроля качества готовой продукции
Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:
01. Аппарат
02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления
03. Отдел внутреннего аудита
04. Отдел кадров
05. Планово-экономический отдел
06. Финансовый отдел
07. Отдел бухгалтерского учета
08. Отдел информационно-технологического обеспечения
09. Отдел маркетинга
10. Производственный отдел
11. Лаборатория контроля качества сырья
12. Отдел контроля качества готовой продукции
13. Склад сырья и готовой продукции
14. Отдел логистики
15. Отдел сетевых продаж
16. Отдел региональных продаж
Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.
Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа
В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например: типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.
Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная .
Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.
Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.
ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?
Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.
Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.
При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).
ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ
Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).
1 Пункт 4.18 Правил 2015.
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).
Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:
СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ
Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.
Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:
Заголовки дел;
Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);
Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).
Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не
может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.
Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.
Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).
2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).
ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ
Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).
Если индексирование производилось ранее:
Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.
Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.
Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.
Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.
СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ
Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.
Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).
При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).
Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.
УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.
Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).
Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.
■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);
Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).
Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.
Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.
■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.
Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.
Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.
■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.
СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:
Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.
Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.
УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.
ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ
Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.
В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.
УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД
Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.
Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.
Уточнение номенклатуры дел подразумевает:
Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;
Внесение дел, заведенных в течение года;
Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.
Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.
■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.
■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).
■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.
Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.
Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.
■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.
Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».
ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:
Заполнение графы 3 «Количество дел»;
Подсчет количества дел по каждой категории;
Составление итоговой записи.
Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).
3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».
Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.
Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).
Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
- Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организацииНоменклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
- название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название адресата или корреспондента;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с которым связано содержание документов;
- даты (период), к которым относится содержание дела;
- указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).
Курсовая работа по документоведению
Тема: Методика составления номенклатуры дел учреждения.
Содержание
Введение
Все
организации создают и получают
огромное количество служебных документов.
Документы становятся накопителями
и хранителями информации, памятью
организации.
Систематизация документов,
быстрый поиск и использование
этой информации возможны лишь при
четкой классификации документов.
Специальным классификационным
справочником, определяющим правильное
распределение исполненных документов
в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура
дел представляет собой систематизированный
перечень наименований дел, заводимых
в делопроизводстве организации, с
указанием сроков хранения, по установленной
форме.
Номенклатура дел
– это многоцелевой документ: организатор
документов, классификатор документов
и справочник по документам.
Назначение
номенклатуры дел:
-
распределение исполнительных документов
в дела;
-
систематизация дел;
-
закрепление индексов дел;
-
установление сроков хранения
дел.
Кроме
того, номенклатура дел:
-
служит основой для составления
описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет включительно) хранения;
-
используется как основной учетный
документ при сдаче в архив
организации дел временного (до 10
лет включительно) хранения;
-
является основой для составления актов
на уничтожение дел;
-
может быть использована в
качестве схемы для построения
справочной картотеки на использованные
документы.
Различают
три вида номенклатуры дел: типовая,
примерная и индивидуальная номенклатура
дел конкретной организации.
Примерная
номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел для однородных
по характеру деятельности, но разных
по структуре организаций с указанием
их индекса и носит рекомендательный
характер.
Типовые
и примерные номенклатуры дел
разрабатываются службами документационного
обеспечения министерств и ведомств РФ,
утверждаются их руководителями.
Окончание
делопроизводственного года знаменует
переход к следующему этапу жизненного
цикла номенклатуры – утверждению
сводной итоговой номенклатуры и
оформлению итоговой записи. В течение
года структурные подразделения формировали
дела в соответствии со сводной плановой
номенклатурой, в процессе работы были
заведены новые дела, скорректированы
заголовки дел, некоторые дела были переданы
в другие структурные подразделения, часть
дел была окончена делопроизводством.
С целью определения и закрепления реальной
картины состава и объема дел, созданных
в истекшем делопроизводственном году,
разрабатывается сводная итоговая номенклатура
дел.
Тема
актуальна, так как номенклатура дел позволяет
упорядочить работу с документами на предприятии
и облегчить поиск.
Объект:
разработка номенклатуры дел организации.
Предмет:
номенклатура дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Цель:
провести
анализ номенклатуры дел в ООО «АРБ-Консалтинг»
Задачи:
1.
Определить понятие номенклатура дел.
2.
Изучить основные требования к составлению
номенклатуры дел.
3.
Изучить порядок и структуру документоведения
номенклатуры дел.
4.
Изучить основные направления
деятельности компании «АРБ- Консалтинг»
5.
Изучить деятельность секретаря на предприятии
по разработке номенклатуры дел.
6.
Провести анализ номенклатуры
дел в ООО «АРБ-Консалтинг».
Глава
1. Значение номенклатуры
дел в делопроизводстве
организации
1.1.
Понятие номенклатуры
дел. Назначение
и виды номенклатуры
дел
Номенклатура
дел – это утвержденный систематизированный
перечень дел, заводимых в учреждении,
с указанием сроков их хранения в
установленном порядке. Номенклатура
дел используется как схема распределения
и группировки исполненных документов
и дел, сроков хранения, а также как схема
построения справочной картотеки неиспользованных
документов. Кроме того, она является учетным
документом в делопроизводстве и архиве
учреждения для дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
Номенклатура
дел необходима для быстрого поиска документов
по их содержанию и видам. От того, насколько
качественно она составлена, зависят оперативность
работы с документами и их сохранность.
Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении,
организации, предприятия обязательно.
Основные
положения по составлению номенклатуры
дел изложены в Единой государственной
системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура
дел может быть конкретной, примерной
и типовой. Кроме того, различают
номенклатуры дел структурного подразделения
и учреждения.
Конкретная
номенклатура отражает документы одного
конкретного учреждения или структурного
учреждения. [
8
,
c.57]
Примерные
и типовые номенклатуры дел отражают
документы определенной категории учреждений
с однотипным характером деятельности
и составом документации. Кроме того, типовая
номенклатура устанавливает единую индексацию
дел для соответствующих учреждений системы
(ведомства) и является обязательной. Примерная
номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению
номенклатур дел в организации предшествует
подготовительная работа, цель которой
– обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве,
их соответствие видам и содержанию откладываемых
документов, правильную их классификацию
в соответствии с участками работы и вопросами
деятельности организации.
Работа
по составлению номенклатур дел,
как структурных подразделений,
так и учреждения в целом координируется
делопроизводственной службой и, как
правило, включает изучение их организационной
структуры и направлений, а также
комплекса документов, на основании которых
будут формулироваться наименования дел
и определяться принципы их формирования.
В номенклатуры дел включаются заголовки
дел для группировки документов с грифом
«Для служебного пользования», справочные
картотеки.
Утвержденные
экземпляры номенклатур дел являются
документами постоянного хранения
и включаются состав дел службы
делопроизводства организации. Если такая
служба отсутствует, они включаются
в состав дел секретаря-референта.
После
утверждения номенклатуры дел структурные
подразделения и общественные организации
получают выписки из соответствующих
ее разделов для использования в работе.
Номенклатура
дел учреждения, не передающего документы
на государственное хранение, одобренная
экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается
ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры
хранится не менее 10 лет.
Номенклатура
дел в структурных подразделениях
составляется для обеспечения порядка
формирования и учета дел в
делопроизводстве подразделений. Сводная
номенклатура дел составляется на основании
номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура
дел учреждения печатается в нескольких
экземплярах. Первый экземпляр храниться
в службе делопроизводства, второй
– используется этой службой в
качестве рабочего экземпляра, третий
– находится в ведомственном архиве (у
лица, ответственного за архив) в качестве
учетного документа, четвертый – в государственном
архиве, в который передаются документы
данного учреждения.
Номенклатура
дел учреждения пересматривается не
реже одного раза в пять лет. В случае коренного
изменения функций и структуры учреждения
она составляется, согласовывается и утверждается
заново.
Согласованная
с соответствующим учреждением
государственной архивной службы номенклатура
дел учреждения в конце каждого года
уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1
января нового календарного года. В течение
года в утвержденную номенклатуру дел
вносятся сведения о заведении дел, о включении
новых дел и т.д. [
18
,
c.26]
Различают
типовые, примерные и индивидуальные
номенклатуры.
Типовая
номенклатура дел составляется для
организаций, однородных по характеру
деятельности и структуре, устанавливает
для них типовой состав дел, единую
индексацию этих дел и является нормативным
документом.
Примерная
номенклатура дел устанавливает
примерный состав дел для организаций,
однородных по характеру деятельности,
но разных по структуре, и носит рекомендательный
характер.
Независимо
от существования типовой и примерной
номенклатур, каждая организация должна
составлять свою индивидуальную
номенклатуру
дел.
В
небольших организациях, не имеющих
структурного деления, составляется одна
номенклатура, которая представляет
собой систематизированный список
названий всех дел, заводимых в организации
в течение календарного года. В крупных
учреждениях и организациях номенклатура
составляется для каждого структурного
подразделения, затем они объединяются
в сводную
номенклатуру.
При
наличии типовой номенклатуры заголовки
дел полностью переносятся в индивидуальную
номенклатуру. Из примерной номенклатуры
дел при составлении индивидуальной выбираются
названия тех дел, которые образуются
в данной организации. При этом некоторые
дела, предусмотренные в примерной номенклатуре,
могут объединяться или разъединяться
в зависимости от объема документации
или специфики работы организации. Сроки
хранения дел, предусмотренные типовой
или примерной номенклатурой, переносятся
в индивидуальную номенклатуру дел без
изменений.
1.2. Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел
Разработка
номенклатуры дел складывается из нескольких
этапов [
41
, c.153]:
-
определение круга документов
для включения в номенклатуру;
-
составление заголовков (наименований)
дел;
-
разработка классификационной схемы номенклатуры,
то есть порядка расположения дел;
-
определение сроков хранения
дел;
-
определение системы индексации
и установление индексов дел;
-
оформление и удостоверение номенклатуры
дел.
Основное
требование к номенклатуре дел – охват
всех документов, образующихся в процессе
деятельности организации. При этом должна
учитываться документация, как создаваемая
в самой организации, так и получаемая
от других организаций и лиц, включая регистрационные
карточки, журналы учета, различные картотеки.
В
номенклатуру должны быть внесены и
документы временно действующих
комиссий, групп, созданных для решения
какой-либо конкретной задачи, документы
общественных организаций.
В
номенклатуру дел включаются также
документы, не оконченные делопроизводством,
которые поступили из других организаций
для продолжения или окончания решения
вопроса; дела по вопросам, продолжающимся
более одного года (так называемые переходящие
дела). Они вносятся в номенклатуру каждого
года на протяжении всего срока решения
вопроса. В течение года номенклатура
может быть дополнена делами, образовавшимися
после начала года в результате появления
в деятельности организации новых вопросов.
Для таких дел в конце каждого раздела
номенклатуры предусматривают несколько
резервных номеров.
Не
включаются в номенклатуру дел печатные
издания (сборники, справочники и
т.д.)
Составление
заголовков дел – это самая
сложная часть работы при составлении
номенклатуры дел.
Заголовок
дела должен в обобщенной форме кратко,
четко и однозначно отражать основанное
содержание документов комплекса, так
как именно по заголовку дела приводиться
поиск документов. Заголовок содержит
указание на род заводимого дела (дело,
документы, переписка) или назначение
вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие
данные о содержании документов, корреспондентах,
датах, а также указание подлинности, копийности
и т.д.. В заголовках дел не употребляют
формулировки типа «Разные материалы»,
«Общая переписка» и т.п.
Степень
конкретизации, детализации наименований
дел должна определяться в каждом конкретном
случае и обеспечивать наиболее благоприятные
условия для работы с документами в делопроизводстве
и быстрого поиска необходимой информации.
В
заголовках используют следующие признаки:
-
номинальный (указывается название
документов);
-
авторский (приказ директора);
-
корреспондентский (по реквизиту
определятся адресат);
-
предметно-вопросный (содержание
документа);
-
географический (используется, когда
в деле сгруппированы документы
нескольких авторов, но объединенных
по территории);
-
хронологический (содержит указания
за какой-то период).
Понятие
дело употребляется в заголовках
судебных, следственных, личных, арбитражных
и других дел, содержащих различные
по видам документы, связанные последовательностью
делопроизводства по одному конкретному
вопросу. Например: «Дело о выделении средств
на ремонт краеведческого музея г. Бологое»
При
заведении личных дел фамилия, имя
и отчество лица, на которого заводиться
дело, указываются в именительном
падеже.
Термин
документы употребляют в заголовках дел,
содержащих документы по одному и тому
же вопросу, но не связанных приложением
какому-либо другому документу. В этом
случае в конце заголовка в скобках перечисляются
основные виды документов. Например: «Документы
о строительстве нового учебного корпуса
университета (утвержденные сметы расходов,
планы работ, финансовый отчет, докладные
записки, акты приема работ)». [
14
,
c.247]
Использование
терминов материалы и документальные
материалы
неправомерно, так как они
не предусмотрены государственным терминологическим
стандартом.
В
наименованиях дел, содержащих переписку,
уточняют, с кем и по какому вопросу
она ведется. Однако при указании
корреспондента нужно учитывать
следующее:
-
если переписка ведется с одним корреспондентом,
его указывают в заголовке дела, например:
«Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении
контракта по поставкам диабетических
препаратов».
-
если в деле сгруппирована
переписка с однородными корреспондентами,
их название в заголовке дела
дается обобщенно, например: «Переписка
с молочно-консервными комбинатами о поставке
и использовании тары».
-
если однородные корреспонденты
находятся на одной определенной
территории (край, область, район), целесообразно
указывать ее в заголовке, например:
«Переписка со школами Северо-Восточного
округа об участии в математической олимпиаде».
-
в случае переписки с разнородными
корреспондентами в заголовок
дела они не выносятся, а
указывается лишь вопрос, например:
«Переписка об организации международной
конференции «Женщины и бизнес»».
Свои
особенности имеют заголовки
дел, содержащих распорядительную, плановую
и отчетную документацию.
При
группировке в деле распорядительных
документов и протоколов в заголовке
указываются вид документа, автор
и год, например: «Приказы ректора университета
по учебной работе за 2006 год», «Протоколы
заседаний совета директоров за 2006 год».
Заголовки
дел, содержащих плановые или отчетные
документы, должны включать указание на
вид и характер документов, их периодичность,
например: «Годовой отчет о научно-исследовательской
деятельности института»
В
заголовке дела, содержащего статистические
формы, указываются названия форм, их
номер или условие обозначение
(шифр): «Годовой отчет по отдельным
показателям финансовой деятельности
предприятия (организации)»
После
составления заголовков дел проводится
их систематизация, то есть определяется
порядок расположения заголовков в
номенклатуре дел. Он основан на учете
организационно-структурного построения
аппарата управления и выполняемых
им функций.
В
номенклатуре дел небольшой организации,
не имеющей структурного деления, а
также в номенклатуре дел структурного
подразделения крупной организации
дела систематизируют по степени
из важности с учетом взаимосвязи
документов.
Первыми
помещаются дела, включающие организационно- распорядительные
документы директивных и вышестоящих
органов, затем – дела, содержащие организационную
документацию, относящуюся к деятельности
организации в целом (устав, положения)
или структурного подразделения. Далее
располагают дела с распорядительной
документацией самого учреждения или
организации (приказы, распоряжения, решения
коллегиальных органов). За этой группой
дел следуют дела с плановыми и отчетными
документами (годовыми, квартальными,
месячными), перепиской и другими документами.
Внутри
каждой из перечисленных групп дела
располагают по степени из важности,
например, вначале годовые планы,
затем квартальные и после
них – месячные. Аналогично систематизируют
и дела с отчетными документами.
Дела с перепиской располагают в следующем
порядке: вначале – переписка с директивными
и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными
организациями и в конце – с подведомственными
организациями, если они есть, своими филиалами
и представительствами.
При
большом количестве однородных корреспондентов
дела можно размещать в алфавитном порядке
наименований корреспондентов или географических
названий.
Номенклатура
дел организации составляется на
основе номенклатур дел структурных
подразделений. В этом случае разделами
сводной номенклатуры дел будут служить
названия структурных подразделений,
которые располагаются в соответствии
с утвержденной структурой и штатным расписанием
организации. Первым разделом номенклатуры
всегда будет служба делопроизводства
(например, канцелярия). Последние разделы
– это общественные организации или органы,
действующие на общественных началах.
[
21
, c.121]
В
организациях без структурного деления
или с нестабильной структурой разделами
номенклатуры являются управленческие
функции или основные направления деятельности,
например: руководство, планирование,
учет, материально-техническое обеспечение,
кадры, документационное обеспечение.
1.3. Структура и порядок документоведения номенклатуры дел
Формированию
и удостоверению номенклатуры предшествует
изучение состава, содержания и количества
документов, образующихся в процессе реализации
учреждением (организацией) своих задач.
Изучаются уставы и положения об учреждении
и его структурных подразделениях, штатное
расписание, классификаторы, справочные
картотеки, номенклатуры дел за прошедшие
годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы
(журналы, картотеки). Но главным источником
являются сами документы организации.
При определении сроков хранения дел основными
пособиями служат типовые и ведомственные
перечни документов с указанием сроков
их хранения, а также перечни документов,
подлежащих приему на государственное
хранение.
Кроме
того, очень важно знать и учитывать
требования, закрепленные в таких нормативных
и нормативно-методических документах,
как Государственная система документационного
обеспечения управления, Типовая инструкция
по делопроизводству в министерствах
и ведомствах Российской Федерации, Основные
правила работы ведомственных архивов,
Архивными учреждениями разработаны и
методические пособия по составлению
номенклатур дел. [
17
,
c.47]
К
процедуре формирования номенклатур
дел необходимо привлекать руководителей
и ведущих специалистов организации
для помощи в определении состава задач,
которые будут решаться подразделениями
в течение года, а также состав документов.
Негосударственными организациями методическую
помощь могут оказать на договорных началах
архивные учреждения.
Номенклатура
дел на предстоящий год составляется
в последнем квартале предшествующего
года и после утверждения руководителем
вводится в действие с 1 января. Она должна
ежегодно пересматриваться и уточняться,
а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении
функций и структуры организации – заново
составляться и согласовываться.
Ответственность
за формирование (корректировку) номенклатуры
дел организации лежит на службе
документационного обеспечения
управления, номенклатур структурных
подразделений – на руководителях
структурных подразделений. Работу
по формированию номенклатуры строят
в соответствие с приказом руководителя
организации. В нем должны быть указаны
сроки формирования номенклатур структурными
подразделениями и представления их в
документационную службу, сроки формирования
номенклатуры для всей организации и представления
ее на утверждение руководителю организации,
а также срок введения в действие.
Формирование
номенклатур структурных подразделений,
как правило, возлагают на сотрудников,
ответственных за ведение делопроизводства
в подразделении. Ее проводят под непосредственным
методическим руководством и при практическом
участии сотрудника документационной
службы и заведующего ведомственным архивом
(ответственного за архив). Заголовки дел
по номенклатуре сличают с документами
и делами текущего года и в случае необходимости
корректируют, а также вносят дополнительные
заголовки, отражающие новые или раннее
не учтенные документируемые участки
или вопросы деятельности.
Готовую
номенклатуру подразделения сначала
подписывает сотрудник, ответственный
за делопроизводство подразделения, далее
ее согласовывают с экспертной комиссией
(ЭК) подразделения (при ее наличии) и с
заведующим ведомственным архивом, а затем
ее утверждает руководитель структурного
подразделения.
Номенклатуру
дел организации оформляют на общем
бланке или чистом листе формата А4. Сначала
ее подписывает руководитель службы делопроизводства
организации. Затем ее визирует заведующий
ведомственным архивом. После одобрения
номенклатуры дел ЭК организации ее направляют
на согласование в Экспертно-проверочную
комиссию (ЭПК) соответствующего архивного
учреждения. Согласованная с ЭПК архивного
учреждения номенклатура утверждается
руководителем организации. После этого
в структурные подразделения направляют
выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры
печатают в 4 экземплярах. Первый и второй
экземпляры хранят в службе делопроизводства.
Причем первый экземпляр находится
на постоянном хранении, а второй выдают
для работы. Третий экземпляр передают
в архив организации в качестве
учетного документа. Четвертый составляют
в государственном архиве, источником
комплектования которого является данная
организация.
В
конце каждого года номенклатуру
корректируют, перепечатывают, представляют
на утверждение руководителю организации
и вводят в действие с 1 января следующего
календарного года.
Номенклатуру
пересогласовывают с ЭПК архивного
учреждения не реже, чем раз в 5 лет.
В случае коренного изменения
функций и структуры организации
номенклатуру пересоставляют и согласовывают
независимо от срока ее предыдущего согласования.
Номенклатура
дел организации является документом
постоянного хранения как самостоятельное
дело подлежит учету по номенклатуре
дел службы делопроизводства.
В
организациях, не передающих документы
на государственное хранение, разработанные
номенклатуры ежегодно рассматривают
на заседании ЭК организации. После одобрения
ЭК номенклатуры утверждаются руководителем.
Хранят их не менее 10 лет.
Формируют
номенклатуру по форме, установленной
«Основными правилами работы ведомственных
архивов».
Номенклатура
содержит в себе пять граф:
-
первая – индекс дела;
-
вторая – заголовок дела (тома,
части);
-
третья – количество дел (томов,
частей);
-
четвертая – срок хранения
дела (тома, части) и номера статей
по «Перечню»;
-
пятая – примечание.
Каждому
делу, включенному в номенклатуру,
присваивается индекс, который составляется
из установленного в организации
цифрового обозначения структурного
подразделения (направления деятельности)
организации и порядкового номера
дела по номенклатуре в пределах данного
подразделения или организации в целом.
Индексы обозначают арабскими цифрами
(например, 01-05, где 01 – индекс структурного
подразделения, а 05 – порядковый номер
дела в пределах данного структурного
подразделения).
Порядок
индексирования подразделений должен
быть изложен в основном нормативном документе
по документационному обеспечению управленческой
деятельности – инструкции или стандарте
предприятия по ведению делопроизводства
в организации. [
5
,
c.261]
Однородным
(типовым) делам, имеющим в большинстве
структурных подразделений (копии приказов
руководителя организации, планы и отчеты
о работе отделов, положения об отделах,
должностные инструкции, распоряжения
начальников подразделений, документы
с грифами «Для служебного пользования»,
«Конфиденциально», номенклатуры дел
структурных подразделений и описи дел,
передаваемых в архив и т.п.), целесообразно
присваивать единые индексы. Так, например,
во всех подразделениях, дело с копиями
приказов руководителя организации, будет
учтено под одним номером -05. такой порядок
индексирования дел значительно облегчает
работу с документами как управленческого,
так и производственного персонала при
поиске информации по документам, при
учете и формировании дел..
Глава
2. Методика составления
номенклатуры дел в
ООО «АРБ-Консалтинг»
2.1.
Основные направления
деятельности
Консалтинговая
фирма "АРБ - Консалтинг" создана
11 января 1996 года в рамках программы
TACIS и в соответствии с постановлением
№ 1434 Правительства Российской Федерации
от 29.12.95.
Сфера
деятельности – бизнес консалтинг
в области управления и маркетинга,
проведение маркетинговых исследований,
разработка и реализация маркетинговых
коммуникаций, разработка и комплексное
продвижение Интернет проектов.
Миссия
консалтинговой компании "АРБ-Консалтинг":
Обеспечение
долговременной устойчивости бизнеса
клиентов через последовательное сокращение
потерь в управлении и маркетинге,
создание ценности для клиента и
развитие персонала.
Консалтинговые
услуги (бизнес консалтинг)
В
составе консалтинговой фирмы работают
квалифицированные специалисты, готовые
провести для Вас исследование рыночной
ситуации, сделать на его основе рекомендации
по развитию Вашего бизнеса, подготовить
бизнес-план, грамотно спланировать Ваше
присутствие в Интернет, разработать дизайн
и любой сложности программное обеспечение
для Вашего Веб-сайта. "АРБ-Консалтинг"
проводит внедрение систем менеджмента
на предприятиях различных отраслей на
основе международных стандартов серии
ISO и бережливого производства (Lean production),
оказывает консалтинговые услуги по вопросам
стратегического маркетинга, проведения
эффективных рекламных кампаний, привлечения
инвестиций, электронного бизнеса. Благодаря
взаимодействию с «Уральской школой бизнеса»,
бизнес консалтинг при необходимости
сопровождается обучением персонала клиентских
организаций.
Качество
услуг бизнес консалтинга
Система
менеджмента качества консалтинговой
фирмы соответствует международному
стандарту качества ISO 9001:2000 г. (сертификат
AFAQ № QUAL/2007/30892), политика в области качества.
"АРБ-Консалтинг" также является
лауреатом премии Губернатора Челябинской
области по качеству 2008 г. В компании идет
постоянная работа по совершенствованию
услуг бизнес консалтинга, для чего используются
такие инструменты, как обратная связь
наших клиентов, внутренние и внешние
аудиты, отчеты по завершенным проектам,
система подачи и рассмотрения предложений
по улучшению и периодический анализ результатов
и бизнес процессов.
В
своей работе консалтинговая компания
придерживается норм Международного Кодекса
практики маркетингового исследования
ESOMAR.
Достигнутые
результаты:
Разработано
более 60 бизнес-планов по различным направлениям
бизнеса (бытовые услуги, автосервис, производство
НТП, инновационные проекты), проведено
более 250 исследований рынков (сырьё, топливо,
продукты питания, медицинские услуги,
СМИ). За 11 лет работы повысили свою квалификацию
3000 предпринимателей, организовано более
200 рекламных кампаний и промо-акций, создано
около 200 сайтов, проведено более 100 проектов
по продвижению в Интернет.
Создали
и поддерживаем следующие издательские
проекты в сети Интернет:
«Оборудование для малого и среднего бизнеса»
«Бизнес-образования
России»
«Маркетинг
в интернет»
«Товары
и услуги предприятий Челябинской
области»
Консалтинговая
фирма «АРБ - Консалтинг» является действительным
членом “Международной ассоциации «Система
межрегиональных маркетинговых центров”
и Ассоциированным членом Российской
Ассоциации Маркетинга. Это дает уникальные
возможности для наших клиентов в изучении
рынков и проведении исследований по всей
России.
Компания
является победителем областного конкурса
2005 года «Лучший предприниматель года
в Челябинской области» в номинации «Лучший
инновационный продукт».
«АРБ – Консалтинг» по итогам деятельности
за 2008 год лидирует в списке крупнейших
консалтинговых компаний Урало-Западносибирского
региона в сфере маркетинга и отношений
с общественностью. Официальный список
опубликован в журнале "Эксперт-Урал"
№ 22 (331) 2 июня.
По
данным журнала "Деловой квартал"
(№ 4 (146) от 24 февраля 2009) компания "АРБ-Консалтинг"
является №1 на рынке интернет маркетинга
в Челябинске, а по результатам Дня выбора
BTL-агентств - мы №1 и по услугам ВТL.
2.2. Деятельность секретаря по разработке номенклатуры дел организации
В
процессе деятельности фирмы, учреждения,
предприятия получают и создают большое
количество документов. После их использования
в оперативной деятельности для решения
текущих вопросов на первое место выступает
такая функция документа - как накопление
и хранение информации. Документы становятся
хранителями информации, надобность в
которой может возникнуть вновь через
определённое время, т. е. они выступают
в роли памяти учреждения.
Быстрый
поиск и использование таких
документов возможен лишь при чёткой
их классификации. Простейшей классификацией
документов является группировка их в
дела. Государственный стандарт даёт определение
дела, как «совокупность документов или
документы, относящиеся к одному вопросу
или участку деятельности и помещённые
в одну обложку». Дела считаются
заведёнными с момента включения в них
первого исполненного документа. Они формируются
в структурных подразделениях и хранятся
в них до передачи в архив учреждения.
Завершающий этап работы с документами
в текущем делопроизводстве - обработка
дел для последующего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы
должны хранится ещё год после окончания
текущего года. В этот период к ним ещё
часто обращаются за справками. По истечении
этого срока дела должны быть обработаны
и сданы в архив учреждения.
При
формировании документов в дела используются
различные признаки группировки
документов (например, авторский признак
предполагает группировку в дела
документов одного автора, основанием
для группировки документов по номинальному
признаку служит название их разновидности
и т.д.)
При
формировании дел необходимо учитывать
следующие требования:
а)
документы постоянного и временного
сроков хранения необходимо группировать
в дела раздельно;
б)
подлинники отделять от копий;
в)
годовые планы и отчеты - от квартальных
и месячных;
г)
утвержденные документы - от их проектов;
д)
включать в дело по одному экземпляру
каждого документа.
Каждый
документ, помещенный в дело, должен
быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других
нормативных актов.
В
дело группируются документы одного
календарного года, кроме переходящих
дел, не закрывающихся по окончании
календарного года.
Приложения
к документам, независимо от даты их
утверждения или составления
присоединяются к документам, к которым
они относятся.
Документы,
помещенные в дело должны иметь подписи,
дату, индекс, копии - заверительную
надпись, отметку “В дело”.
Документы
в деле должны располагаться в
определенном порядке: сначала помещают
основной документ и относящиеся к нему
приложения, а затем в хронологическом
порядке идут документы, возникающие по
мере решения вопроса. Запрещается подшивать
в дело неисполненные документы, разрозненные
экземпляры документов, документы подлежащие
возврату, дублирующие документы.
Дела
формируются в соответствии с
номенклатурой дел организации.
В дело должны помещаться документы,
которые своей содержательный частью
соответствуют заголовку дела.
Для
обеспечения правильного формирования
и учета дел организации должна
составляться номенклатура дел.
Номенклатура
- это систематизированный перечень
заголовков дел с указанием сроков
хранения, оформленный в установленном
порядке. В номенклатуру дел включаются
все документы, образующиеся в
деятельности организации, кроме технической
документации и печатных изданий.
Номенклатура
дел предприятия разрабатывается
специалистом службы ДОУ, ответственным
за организацию работы с документами.
Номенклатура
дел составляется по установленной
форме и включает реквизиты: наименование
предприятия; наименование вида документ;
дату; индекс; место составления; гриф
утверждения; заголовок к тексту; текст;
подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная
часть номенклатуры дел представляет
собой таблицу из пяти граф: индексы
дел, заголовки дел, количество дел
(томов, частей), и номер статьи по перечню,
примечания. (Приложение 6
)
Порядок
расположения заголовков внутри разделов
и подразделов определяется важностью
документов, входящих в дело. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих
организационно- распорядительную документацию,
далее - содержащих плановые и отчетные
документы, затем остальные заголовки
в порядке убывания сроков хранения документов.
При
составлении заголовков дел следует
учитывать что:
а)
заголовок должен полностью соответствовать
смысловому содержанию документов, группируемых
в данном деле;
б)
заголовок должен быть кратким, четко
сформулированным;
в)
заголовки типа: “Общая переписка”,
“Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки
дел в процессе их формирования могут
уточняться.
Состав
заголовка дел образует следующие
элементы:
а)
название вида (переписка, журнал) или
разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
б)
название организации или структурного
подразделения;
в)
адресат или корреспондент документа;
г)
краткое содержание документов дела;
д)
даты (период), к которым относятся
документы дела;
е)
указание на копийность документов дела.
В
заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому
вопросу (вопросам) она ведется.
В
заголовках дел, содержащих переписку
с однородными корреспондентами,
последние не перечисляются, а указывается
их общее видовое название.
Значение
и практическая ценность документов
организации различны. Одни документы
используются длительное время для справочно-информационной
работы, другие очень быстро утрачивают
свою значимость.
Для
долговременного хранения документов
создается архив организации.
Для
ведения архива выделяется штатная
должность “архивист” или его
функции приказом руководителя возлагаются
на одного из работников службы ДОУ.
В
задачи архива входят:
а)
прием, учет и хранение документов,
законченных делопроизводством;
б)
информационно-справочная работа по архивным
документам предприятия;
в)
организационно-методическая помощь по
ведению делопроизводства.
Специалистами
установлен оптимальный срок использования
документов в делопроизводстве - три
года. После истечения этого срока
решается дальнейшая “судьба” документов:
передать ли их в архив организации,
уничтожить или оставить для дальнейшего
использования в делопроизводстве.
Для
определения сроков хранения документов,
подготовки документов к архивному
хранению и отбора документов для
уничтожения в организации создается
постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК), которая назначается
приказом руководителя предприятия и
состоит из трех человек. Комиссия совместно
с архивистом должна проводить ежегодный
отбор документов для архивного хранения
и уничтожения тех документов, сроки которых
истекли. ЭК является совещательным органом.
Его решения по хранению или уничтожению
вступают в силу после их утверждения
их руководителем предприятия.
Сроки
хранения дел устанавливаются ЭК.
В соответствии с решениями ЭК
дела, направляемые в архив делятся
на группы:
а)
постоянного хранения;
б)
долговременного хранения (свыше 10 лет);
в)
кратковременного хранения (до 10 лет
включительно).
При
исчислении сроков хранения учитываются
только годы. День и месяц составления
документов значения не имеют.
К
документам долговременного хранения,
передаваемых в архив, относятся прежде
всего документы по личному составу предприятия,
устав и учредительный договор, протоколы
заседаний Совета директоров и т.д.
Бухгалтерские
документы (за исключением лицевых
счетов по зарплате, годовых отчетов,
балансов) и переписка предприятия,
за редким исключением, на архивное хранение
не передаются. Следует учитывать, что
запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские
документы, не прошедшие ревизию, даже
если срок их хранения закончен.
Все
дела, подготовленные на архивное хранение
делятся на две группы:
а)
дела по личному составу;
б)
дела по основной (производственной) деятельности.
На
каждую группу дел составляются отдельные
описи: опись № 1 (дела по основной деятельности)
и опись № 1 л/с (дела по личному
составу). Опись составляется на документы
одного года. Дела в опись вносятся по
степени важности. В конце каждой описи
указывается цифрами и прописью количество
дел, включенных в нее. Каждое дело в описи
получает своей порядковый номер, который
затем проставляется на обложке соответствующего
дела.
На
документы, выделенные к уничтожению
составляется акт.
Акты
и описи составляются и подписываются
членами ЭК, рассматриваются и
утверждаются руководителем организации.
Прием-передача
дел в архив производится секретарем-референтом
(работником службы делопроизводства)
и архивистом. При этом на всех экземплярах
описи против каждого дела ставится отметка
о его наличии. В конце каждого экземпляра
описи указывается цифрами и прописью
количество фактически принятых в архив
дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи,
а также подписи участников приема-передачи.
Вместе
с делами в архив предприятия
передаются журналы регистрации
или регистрационные картотеки
на документы. Только после передачи
документов в архив организации
разрешается производить уничтожение
документов, включенных в акт
2.3. Анализ номенклатуры дел организации
Порядок оформления, согласования и утверждения
номенклатуры дел, а также принципы формирования
заголовков дел представлены в «Основных
правилах работы архивов организаций».
Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную
форму и должен соблюдаться в любой организации,
независимо от ведомственной принадлежности
и формы собственности.
Номенклатура
дел оформляется на общем бланке
организации. Вид документа –
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными
(заглавными) буквами. Дата номенклатуры
дел – дата ее подписания, но она не может
быть позднее 1 января года, на который
она распространяется. Индекс (№) номенклатуры
дел – это ее регистрационный номер. Место
составления – местоположение организации
(Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту
(на ______ год) указывается год, на который
распространяется данная номенклатура
дел (сейчас на предприятиях составляют
номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец
оформления сводной номенклатуры дел
организации представлен в Примере 1, а номенклатуры
дел структурного подразделения – в Примере
2.
Пример
1
Пример
2
Как
мы видим, номенклатура дел организации:
-
визируется руководителем архива (лицом,
ответственным за архив),
-
подписывается руководителем службы ДОУ
организации (лицом, ответственным за
делопроизводство в организации, если
организация небольшая),
-
обязательно утверждается руководителем
организации,
-
если организация является источником
комплектования государственного или
муниципального архива, то ее номенклатура
дел согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения
и с центральной экспертной или экспертной
комиссией организации (если такая есть).
Если же организация не является источником
комплектования государственного или
муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений
согласовывать свою номенклатуру ей не
нужно.
Номенклатура
дел структурного подразделения является
частью сводной номенклатуры дел, поэтому
не утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения визируется
руководителем архива организации (лицом,
ответственным за архив), согласовывается
с экспертной комиссией структурного
подразделения (если такая есть), подписывается начальником
структурного подразделения.
Если
в организации нет структурного
деления и вся документация формируется
у секретаря, то такая номенклатура дел должна
быть подписана составителем и утверждена
руководителем организации.
Утвержденная номенклатура
дел действует в течение 5 лет и подлежит
пересоставлению и переутверждению в
случае изменения структуры или функций
учреждения. Если таких изменений не произошло,
то в конце каждого года она перепечатывается,
уточняется и автоматически вводится
в действие с 1 января следующего года.
По
общей практике основой для определения структуры
номенклатуры дел является структура (штатное
расписание) организации. Разделами, подразделами
и другими делениями номенклатуры дел
являются названия подразделений (например:
канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров
и т.п.).
Текст
номенклатуры дел составляется в табличной
форме и состоит из двух частей:
-
основной части и
-
итоговой записи о категориях и количестве
заведенных дел.
Совокупность
граф таблицы, отражающих сведения об одном
деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи
номенклатуры дел составляют пять граф
(см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы
проставляется индекс дела; во вторую
графу записывается заголовок дела; третья
графа заполняется в конце календарного
года, когда становится известным количество
томов или частей каждого дела; пятая графа,
заполняется на основании «Перечня типовых
управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе
«Примечания» проставляются отметки о
передаче дел в архив, об уничтожении дел
с истекшими сроками хранения, о переходящих
делах, о лицах, ответственных за формирование
дел и т.п.
Наименования
граф таблицы основной части номенклатуры
дел, представленной в Типовой инструкции
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (М., 2006), отличаются
от наименований граф таблицы, представленной
в Основных правилах работы архивов организаций
(М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание
на наименования третьей графы этих двух
таблиц. Как видите, данные несовпадения
носят скорее редакционный характер, чем
смысловой. Но ведь организация обязана
соблюдать предписанную форму номенклатуры
дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации
мы можем порекомендовать федеральным
органам исполнительной власти использовать
наименование третьей графы, предписанное
им их Типовой инструкцией, а остальным
организациям – применять наименование
этой графы, которое фигурирует в другом
нормативном документе – в Основных правилах
работы архивов организаций
.
Фрагмент
документа
Фрагмент
документа
Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
е
Р
а
з
д
е
л
а
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а
Д
е
л
М
о
ж
е
т
б
ы
т
ь
п
о
с
т
р
о
е
н
а
П
о:
-
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й,
-
п
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
и
-
ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й
С
х
е
м
а
м.
В
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
е
л
,
п
о
с
т
р
о
е
н
н
о
й
П
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
й
с
х
е
м
е
,
н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я
Р
а
з
д
е
л
о
в
П
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
,
К
а
к
П
р
а
в
и
л
о
,
С
о
о
т
в
е
т
с
т
в
у
ю
т
У
т
в
е
р
ж
д
е
н
н
о
й
С
т
р
у
к
т
у
р
е
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
,
Т
.
е
.
И
н
д
е
к
с
ы
С
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
Б
у
д
у
т
С
о
в
п
а
д
а
т
ь
Р
а
з
д
е
л
а
м
и
(
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а
м
и
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы
Д
е
л
.
Е
с
л
и
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
Н
е
т
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
Д
е
л
е
н
и
я
,
т
о
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
а
Д
е
л
С
т
р
о
и
т
с
я
П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
И
л
и
Ф
у
н
к
ц
и
о
н
а
л
ь
н
о
й
С
х
е
м
е
.
Н
е
й
Н
а
и
м
е
н
о
в
а
н
и
я
Р
а
з
д
е
л
о
в
п
о
д
р
а
з
д
е
л
о
в
)
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
ы
Д
е
л
Б
у
д
у
т
с
о
в
п
а
д
а
т
ь
У
с
л
о
в
н
ы
м
и
О
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
я
м
и
У
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й
.
И
н
д
е
к
с
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
М
о
ж
е
т
С
о
с
т
о
я
т
ь
И
з
н
е
с
к
о
л
ь
к
и
х
ц
и
ф
р,
р
а
з
д
е
л
е
н
н
ы
х
З
н
а
к
о
м
«
»
,
в
С
л
у
ч
а
е
е
с
л
и
в
О
д
н
о
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
е
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
е
В
х
о
д
и
т
н
е
с
к
о
л
ь
к
о
Д
р
у
г
и
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 02
–
И
н
д
е
к
с
У
п
р
а
в
л
е
н
и
я
п
о
п
е
р
с
о
н
а
л
у
,
в
С
т
р
у
к
т
у
р
у
К
о
т
о
р
о
г
о
в
х
о
д
я
т
д
в
а
О
т
д
е
л
а:
о
т
д
е
л
К
а
д
р
о
в
и
О
т
д
е
л
Т
р
у
д
а
З
а
р
а
б
о
т
н
о
й
п
л
а
т
ы
,
т
о
г
д
а
И
н
д
е
к
с
ы
Д
а
н
н
ы
х
о
т
д
е
л
о
в
Б
у
д
у
т
02/1
и
02/2
с
о
о
т
в
е
т
с
т
в
е
н
н
о.
А
н
а
л
о
г
и
ч
н
о
м
о
ж
е
т
П
р
о
и
з
в
о
д
и
т
ь
с
я
И
н
д
е
к
с
а
ц
и
я
у
п
р
а
в
л
е
н
ч
е
с
к
и
х
ф
у
н
к
ц
и
й
И
л
и
П
р
о
и
з
в
о
д
с
т
в
е
н
н
о
-
о
т
р
а
с
л
е
в
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и.
Г
р
а
ф
а 1.
И
н
д
е
к
с
д
е
л
а
И
н
д
е
к
с
ы
п
р
и
с
в
а
и
в
а
ю
т
с
я
Д
е
л
а
м
П
о
р
я
д
к
е
Р
а
с
п
о
л
о
ж
е
н
и
я
З
а
г
о
л
о
в
к
о
в
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
.
И
н
д
е
к
с
Д
е
л
а
в
к
л
ю
ч
а
е
т
у
с
л
о
в
н
о
е
о
б
о
з
н
а
ч
е
н
и
е
Р
а
з
д
е
л
а
п
о
д
р
а
з
д
е
л
а (
и
н
д
е
к
с
с
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
И
л
и
Ф
у
н
к
ц
и
и
У
п
р
а
в
л
е
н
и
я)
и
П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й
н
о
м
е
р
С
а
м
о
г
о
д
е
л
а.
Н
а
п
р
и
м
е
р, 03-01
м
о
ж
е
т
О
з
н
а
ч
а
т
ь,
ч
т
о
03
–
Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
й
о
т
д
е
л
,
01
–
П
о
р
я
д
к
о
в
ы
й
Н
о
м
е
р
Д
е
л
а
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
а
н
н
о
г
о
С
т
р
у
к
т
у
р
н
о
г
о
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
Э
т
о
т
Г
о
д
.
В
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
Д
е
л
Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
с
о
х
р
а
н
я
т
ь
О
д
и
н
а
к
о
в
ы
е
и
н
д
е
к
с
ы
Д
л
я
О
д
н
о
р
о
д
н
ы
х
д
е
л
Р
а
з
н
ы
х
с
т
р
у
к
т
у
р
н
ы
х
П
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
й
н
а
п
р
а
в
л
е
н
и
й
Д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и).
Е
с
л
и
с
л
е
д
о
в
а
т
ь
Э
т
о
м
у
П
р
а
в
и
л
у
У
д
а
с
т
с
я
,
т
о
п
о
л
у
ч
и
т
с
я
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
ч
т
о
П
р
и
к
а
з
ы
Д
и
р
е
к
т
о
р
а
П
о
а
д
м
и
н
и
с
т
р
а
т
и
в
н
о
-
х
о
з
я
й
с
т
в
е
н
н
ы
м
В
о
п
р
о
с
а
м
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
в
Р
а
з
н
ы
х
п
о
д
р
а
з
д
е
л
е
н
и
я
х
б
у
д
у
т
И
д
т
и
п
о
с
х
о
д
н
ы
м
И
н
д
е
к
с
а
м: 02-04, 03-04, 04-04
и
Т
.
д
.
Е
с
л
и
Т
е
ч
е
н
и
е
Г
о
д
а
в
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
и
В
о
з
н
и
к
а
ю
т
Н
о
в
ы
е
Д
о
к
у
м
е
н
т
и
р
у
е
м
ы
е
у
ч
а
с
т
к
и
Р
а
б
о
т
ы,
т
о
о
н
и
Д
о
п
о
л
н
и
т
е
л
ь
н
о
В
н
о
с
я
т
с
я
в
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
у.
С
Э
т
о
й
ц
е
л
ь
ю
К
а
ж
д
о
м
р
а
з
д
е
л
е
Н
у
ж
н
о
П
р
е
д
у
с
м
о
т
р
е
т
ь
Р
е
з
е
р
в
н
ы
е
И
н
д
е
к
с
ы
Д
е
л
.
Г
р
а
ф
а 2.
З
а
г
о
л
о
в
о
к
Д
е
л
а
К
а
ж
д
о
м
у
д
е
л
у
д
о
л
ж
е
н
б
ы
т
ь
п
р
и
с
в
о
е
н
з
а
г
о
л
о
в
о
к
.
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
Р
а
с
п
о
л
а
г
а
ю
т
с
я
В
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е
О
п
р
е
д
е
л
е
н
н
о
й
П
о
с
л
е
д
о
в
а
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
.
Р
е
к
о
м
е
н
д
у
е
т
с
я
п
е
р
в
ы
м
с
т
а
в
и
т
ь
З
а
г
о
л
о
в
о
к
Д
е
л
а
с
С
а
м
о
й
Н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
о
й
,
ч
т
о
О
б
е
с
п
е
ч
и
в
а
е
т
о
п
е
р
а
т
и
в
н
о
с
т
ь
Е
е
н
а
х
о
ж
д
е
н
и
я.
З
а
т
е
м
И
д
у
т
з
а
г
о
л
о
в
к
и
Д
е
л
,
в
к
л
ю
ч
а
ю
щ
и
х
д
о
к
у
м
е
н
т
ы
В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
х
О
р
г
а
н
о
в
.
Д
а
л
е
е
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
о
н
н
о
й
Д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
П
о
с
л
е
Н
и
х
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
Р
а
с
п
о
р
я
д
и
т
е
л
ь
н
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
.
С
л
е
д
у
ю
щ
а
я
Г
р
у
п
п
а
З
а
г
о
л
о
в
к
и
д
е
л
П
л
а
н
о
в
о
й
д
о
к
у
м
е
н
т
а
ц
и
и
(
с
н
а
ч
а
л
а
Г
о
д
о
в
ы
е
,
П
о
т
о
м
К
в
а
р
т
а
л
ь
н
ы
е
М
е
с
я
ч
н
ы
е
П
л
а
н
ы
.
З
а
т
е
м
П
е
р
е
п
и
с
к
а
(
с
н
а
ч
а
л
а
В
ы
ш
е
с
т
о
я
щ
и
м
и
О
р
г
а
н
а
м
и
,
з
а
т
е
м
С
т
о
р
о
н
н
и
м
и
П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и
у
ч
р
е
ж
д
е
н
и
я
м
и).
В
К
о
н
ц
е
П
о
м
е
щ
а
ю
т
н
а
з
в
а
н
и
я
с
п
р
а
в
о
ч
н
ы
х
к
а
р
т
о
т
е
к
и
Р
е
г
и
с
т
р
а
ц
и
о
н
н
ы
х
Ж
у
р
н
а
л
о
в,
а
Н
а
с
а
м
и
к
а
р
т
о
т
е
ч
н
ы
е
Я
щ
и
к
и
Ж
у
р
н
а
л
ы
Н
а
н
о
с
я
т
И
х
н
о
м
е
р
а
п
о
н
о
м
е
н
к
л
а
т
у
р
е.
П
р
и
с
о
с
т
а
в
л
е
н
и
и
З
а
г
о
л
о
в
к
о
в
Д
е
л
И
с
п
о
л
ь
з
у
ю
т
П
р
и
з
н
а
к
и
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
а
е
м
ы
х
в
Д
е
л
о
.
Н
о
м
и
н
а
л
ь
н
ы
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
в
З
а
г
о
л
о
в
к
е
Н
а
з
в
а
н
и
я
в
и
д
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в
Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы
Л
и
ч
н
о
м
у
С
о
с
т
а
в
у
»,
«
Д
о
к
л
а
д
н
ы
е
и
С
л
у
ж
е
б
н
ы
е
З
а
п
и
с
к
и
О
с
н
о
в
н
о
й
д
е
я
т
е
л
ь
н
о
с
т
и
»
.
П
р
е
д
м
е
т
н
о-
в
о
п
р
о
с
н
ы
й
П
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е,
п
о
к
а
к
о
м
у
в
о
п
р
о
с
у
с
о
д
е
р
ж
а
н
и
е
Т
е
к
с
т
а)
с
о
з
д
а
н
ы
Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
е
в
Д
а
н
н
о
е
д
е
л
о,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а
с
П
о
д
в
е
д
о
м
с
т
в
е
н
н
ы
м
и
О
р
г
а
н
и
з
а
ц
и
я
м
и
Ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м
».
К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
в
З
а
г
о
л
о
в
к
е
Д
е
л
П
о
п
е
р
е
п
и
с
к
е
К
о
р
р
е
с
п
о
н
д
е
н
т
а,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
е
р
е
п
и
с
к
а
С
б
а
н
к
а
м
и
М
о
с
к
в
ы
В
о
п
р
о
с
а
м
в
ы
д
а
ч
и
к
р
е
д
и
т
о
в
»
.
А
в
т
о
р
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е
а
в
т
о
р
а
д
о
к
у
м
е
н
т
о
в,
п
о
м
е
щ
е
н
н
ы
х
в
Д
е
л
о
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
П
р
и
к
а
з
ы
п
о
ф
и
н
а
н
с
о
в
ы
м
в
о
п
р
о
с
а
м
К
о
м
м
е
р
ч
е
с
к
о
г
о
д
и
р
е
к
т
о
р
а
».
Х
р
о
н
о
л
о
г
и
ч
е
с
к
и
й
п
р
и
з
н
а
к
–
у
к
а
з
а
н
и
е (
д
л
я
П
е
р
е
х
о
д
я
щ
и
х
Д
е
л
),
з
а
к
а
к
о
й
П
е
р
и
о
д
в
р
е
м
е
н
и
С
г
р
у
п
п
и
р
о
в
а
н
ы
Д
о
к
у
м
е
н
т
ы
,
н
а
п
р
и
м
е
р,
«
Г
о
д
о
в
о
й
о
т
ч
е
т
О
А
О
«
К
о
р
с
а
к
»
З
а
2007
г
.
».
и т.д.................
Новая страница 1
Номенклатурадел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
Цели формирования номенклатуры дел:
- распределения исполненных документов в дела;
- систематизации дел;
- закрепления индексов дел;
- установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организациидел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Виды номенклатуры дел
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Составление и оформление номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. Вноменклатуру дел должны быть включенывсе документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельностиорганизации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.
р азделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
· условного обозначения (индекса) структурного подразделения;
· порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняе тся в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
· о заведении дел;
· о переходящих делах;
· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
· о выделении дел к уничтожению;
· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено »). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.