Правила хранения закупочных документов. О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам Срок хранения аудиозаписей

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.

В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:

• конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
• документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.

Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.

В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.

Таблица сроков хранения

Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:

Как установить сроки

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

• запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
• закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
• открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
• электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

• за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
• за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
• за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
• за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»

В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.

Архивные нормы

Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».

А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно

Все документы, которые используются для проведения тендера, хранятся по определенным правилам. Эти правила регулируются Федеральным законом №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года.

Хранение документации по закупкам

Заказчик обязан обеспечивать сохранность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных документов до момента вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам в электронном виде.

Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.

Ответственность за это несут лица, осуществляющие хранение заявок: конверты НЕ должны быть повреждены, а доступ к заявкам в электронной форме НЕ должен быть открыт.

Все данные о поступивших заявках оформляются в виде протокола, где содержится полная информация об условиях, месте, дате и времени их оценки. Также оформляется протокол о результатах, который подписывают все члены тендерной комиссии, в течение дня после окончания оценки заявок.

Один его экземпляр хранится у заказчика или уполномоченного органа, а другой отдается представителю компании-победителя.

Срок хранения документов по 44 ФЗ после окончания конкурса

В соответствии со ст. 273 приказа Министерства культуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов» документацию по торгам нужно хранить в течение 5 лет. Документы по крупным поставкам - постоянно, то есть не меньше 10 лет.

Федеральный закон №44 устанавливает другой срок хранения тендерной документации. Согласно ему, все протоколы, составленные в процессе проведения тендера, другая документация и аудиозаписи хранятся заказчиком или уполномоченным органом не меньше 3 лет.

По правилам, Федеральный закон имеет преимущество перед постановлением Министерства.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Может ли заказчик включить в приемочную комиссию внештатных сотрудников или сотрудников других ведомств?

Кратко

Да, может. Закон № 44-ФЗ не устанавливает требования к формированию приемочной комиссии, за исключением количества членов - не менее чем 5 человек.

Детали

Заказчик вправе самостоятельно определять состав приемочной комиссии. При этом если в контракте установлено, что приемка результатов проводится в соответствии с инструкциями П-6 и П-7, то при формировании комиссии надо учитывать их требования.

Напомним, что речь идет об инструкциях:

• Инструкция от 15.06.1965 № П-6 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству;
• Инструкция от 25.04.1966 № П-7 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

Важно

Внештатные сотрудники также несут ответственность за подписание акта о приемке продукции, которая не соответствует действительности

Руководители организаций по просьбе предприятия выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.

Для участия в приемке должны выделяться лица, компетентные по роду работы, образованию и опыту в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.

Привлекаемых к приемке лиц необходимо ознакомить со стандартами, техническими условиями, чертежами и техническим заданием контракта. При приемке продукции по качеству и комплектности надо соблюдать правила и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Записи в акте данных, которые участники приемки не устанавливали лично, делать нельзя.

Участие в приемке безвозмездно. Представители других предприятий и общественности не вправе получать у заказчика вознаграждение за участие в приемке продукции.