Личная карточка работника семейное положение. Заполнение карточки Т2 (образец)

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..

Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:

1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)

2. Трудовая книжка

3. Военный билет

4. Документ об образовании

5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

7. Приказ о приеме на работу

8. Трудовой договор

9. Документы, подтверждающие возраст детей

10. Документы, подтверждающие состояние в браке

11. и другие.

При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).

Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:

«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.

2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).

4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.

6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.

9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975

10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.

· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;

· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45

11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

· гражданин Российской Федерации – 1

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)

· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3

· лицо без гражданства – 4.

12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):

· владею свободно -3

· читаю и могу объясняться-2

· читаю и перевожу со словарем -1.

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.

13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование – 02

· основное общее образование – 03

· среднее (полное) общее образование – 07

· начальное профессиональное образование – 10

· среднее профессиональное образование – 11

· неполное высшее образование – 15

· высшее профессиональное образование – 18

· послевузовское образование – 19.

Разъяснительные примеры:

13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).

Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2019 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2019 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

• приказ о зачислении в штат;
• паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
• трудовая книжка;
• страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
• документы по воинскому учету;
• документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
• информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

• общие сведения;
• данные о воинском учете;
• информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
• данные об аттестации;
• сведения о квалификации и ее повышении;
• информация о профессиональной подготовке;
• данные о поощрениях, наградах и т.д.;
• сведения об ;
• положенные по закону льготы;
• дополнительные сведения;
• данные о причине увольнения.

Правовая база

По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.

Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.

В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.

В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.

Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:

Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.

Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника

Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.

Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.

У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:

• две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
• страница оформляются в процессе деятельности;
• создается карта на основании документов, предоставленных работников;
• при создании разрешается использовать компьютер;
• сам работник не имеет права заполнять карточку.

К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.

Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.

Как составляется документ

После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.

Основные правила оформления карточки таковы:

Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.

В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:

• «Прием на работу и переводы на другую работу»;
• «Аттестация»;
• «Повышение квалификации»;
• «Поощрения и награды»;
• «Отпуск»;
• «Социальные льготы»;
• «Дополнительные сведения»;
• «Основания увольнения».

Кем подписывается

После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.

При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.

Видео: личное дело работника

Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.

Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.

Образец заполнения

Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.

Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.

К частым ошибкам относятся:

В качестве примеров:

• не заполненный бланк формы Т-2;
• пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Работодатель может вести карты в электронном виде, но должна наличествовать и бумажная форма документа, поскольку работник не сможет проставить электронную подпись.

Более того использование компьютера допустимо только при первичном оформлении карточки. Все дальнейшие записи вносятся исключительно от руки.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. С учетом планов правительства по переводу кадрового документооборота в цифровой электронный вид, карточка формы Т2 становится основным источником сведений о работнике, которые должны быть внесены в базу данных.

Из статьи вы узнаете:

Какие организации должны вести форму Т2

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней - о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже - храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.

Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.

Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .

Какие сведения содержит бланк личной карточки форма Т2

При трудоустройстве форма Т2 личная карточка работника бланк заполняется на основании тех документов, которые работник должен предъявить при подписании трудового договора (в соответствии с ТК РФ):

• трудовой книжкой;
• паспортом;
• военным билетом (для военнообязанных);
• документом об образовании;
• свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (ИНН);
• других документов (медицинской книжки, водительского удостоверения, подтверждения повышения квалификации, свидетельства о полученных государственных наградах, удостоверения об инвалидности и пр.).

Кроме того, карточка формы Т2 должна содержать сведения, которые вносятся со слов работника:

• номера его контактных телефонов и адрес электронной почты;
• информация о составе семьи и о датах рождения ее членов;
• уровень владения иностранными языками и пр.

Структура унифицированной формы Т2

Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения.
2. Сведения о воинском учете.
3. Прием на работу и переводы на другую работу.
4. Аттестация.
5. Повышение квалификации.
6. Профессиональная переподготовка.
7. Награды (поощрения) и почетные звания.
8. Отпуск.
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
10. Дополнительные сведения.
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Бланк формы Т2 личная карточка работника состоит из четырех страниц. Образец представлен ниже.

Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Для заполнения унифицированной формы Т2 вам потребуются информационные классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Кодировка вносимых сведений о предприятии и сотруднике осуществляется строго в соответствии с ними. Оформление личной карточки регламентируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В шапке документа указывается наименование предприятия, его код по ОКУД и ОКПО.

Заголовочная часть формы Т2 представляет собой таблицу, в колонках которой указывается:

1. уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
2. идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
3. номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
4. буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
5. на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
6. будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
7. пол работника.

Форма Т2 образец заполнения заголовочной части представлен ниже.

В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2. Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов.

Раздел «Общие сведения» формы Т2

Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН. Поэтому в пункте 4 проставьте код:

• 1, если работник - гражданин России;
• 2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
• 3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства ;
• 4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

• 1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
• 2, если он может свободно читать и изъясняться;
• 3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника.

Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

• жена или муж;
• дети;
• родители;
• родные и сводные братья и сестры;
• опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2

В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2

Первая запись в этом разделе - о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику. Эксперты считают, что вносить такие данные нужно.

Что делать, если в каком-то разделе унифицированной формы Т2 не осталось свободного места для внесения данных

Если какой-то из разделов формы Т2, например, «Отпуск» оказался полностью заполненным, в документ можно внести дополнение. Оно оформляется на отдельном листе. На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение , дату и номер трудового договора. Под этой информацией дублируется таблица соответствующего раздела формы Т2. Такие дополнения можно оформить к любому из ее разделов.

Согласно практике делопроизводства личная карточка сотрудника необходим для учета работы сотрудника, а также фиксации изменений на период сотрудничества (награды, отгулы и т. д.). В частности, производится и кадровый учет увольнения с использованием личной карточки формы Т-2, что предусматривает достоверность данных о сотруднике, а также его увольнении.

Оформление карточки

Заполнение раздела об увольнении: пример заполнения

Для заполнения 11 раздела карточки используются сведения из приказа о расторжении трудового договора с использованием тех формулировок, что указаны в нем.

Читайте также: Получение пособия по безработице при увольнении по собственному желанию

Датой увольнения считается день, когда сотрудник последний день выполнял свои обязанности на предприятии. Подпись в этом разделе ставится не только работником, но и кадровиком.

Хранение карточек Т-2

Хранение личных карточек уволенных сотрудников происходит в архиве предприятия. При этом документы находятся в специальных номенклатурных папках, отдельных от приказов и личных дел.ю

Важно: личные карточки должны быть недоступными для посторонних, так как предприятие обязано обеспечить безопасность персональных данных сотрудника.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Разберем наиболее распространенные ошибки при ведении личных карточек:

1. Спецсимволы. Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и др., нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
2. Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен.
3. Прочерки. В этом документе прочерки запрещены. Их наличие может привести к признанию карточки недействительной.

Заполненный образец личной карточки сотрудника по форме Т-2

Так как личная карточка работника довольно объемный документ, предлагаем вам ознакомиться с примером заполнения всего документа.

Среди документов по кадрам личная карточка работника представляет собой основной источник сведений по каждому сотруднику. Работодатель обязан вести её (форма т2) на всех сотрудников, даже на тех, кто принят по совместительству. Подробная инструкция по заполнению, бланк и готовый пример – обо всем прямо сейчас.

Назначение и виды

Законодательство утвердило единую форму т2, которую ведут все организации, вне зависимости от формы собственности и численности персонала. В документе содержатся все основные сведения о гражданине:

• информация об образовании;
• информация о профессиональном опыте (стаж, квалификация в соответствии с полученным образованием);
• личные сведения (адрес, состав семьи);
• данные по текущему месту работы (отпуск, награды, переподготовка и т.п.);
• данные паспорта, диплома, военного билета и некоторых других документов.

Наряду с единым шаблоном есть и несколько других вариантов, которые рассмотрены далее.

Форма т2

Это основной вид документа, который применяется в подавляющем большинстве случаев. Бланк выглядит следующим образом.

Форма т-4

Предусмотрен специально для работников, которые относятся к научно-педагогическому составу:

• ученые со степенями кандидата или доктора, а также со званиями доцента, профессора или академика;
• преподаватели вузов (в том числе старшие преподаватели и ассистенты).

Отличие в форме связно с наличием специальных граф (ученая степень, звание, дата присвоения и соответствующие документы).

Форма т2 ГС

Заполняется в случае, если работник – госслужащий. Отличие от обычного бланка состоит только в одном. Появляется раздел IV, в котором содержатся сведения о присвоении классного чина или других передвижений по служебной лестнице. Все остальные разделы заполняются точно так же, но их нумерация смещается на 1 пункт (начиная с раздела «Аттестация», который следует под номером V).

Необходимые документы

Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:

• паспорт гражданина;
• приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
• обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
• если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
• документ, который подтверждает уровень образования;
• ИНН и СНИЛС;
• документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
• трудовой договор, оформленный с сотрудником.

Все документы предоставляются в виде оригиналов.

Пошаговая инструкция по заполнению

Правильное оформление кадровых документов – это обязательное требование к отделу персонала, поэтому при заполнении нужно исходить из официальной инструкции, которая подробно описана далее.

Раздел I

Именно первые разделы формы т2 составляют основную часть, заполнить которую нужно по таким правилам:

1. Название компании или ИП всегда прописывается полностью. Однако допускаются и сокращенные варианты, если они изначально были присвоены компании и отражены в соответствующих учредительных документах.
2. Уникальный табельный номер, который присваивается каждому работнику, должен состоять только из цифр (максимальное количество знаков – 6). При этом комбинация не меняется даже в тех случаях, если работника повышают в должности или переводят на работу в другой филиал или отдел и т.п.
3. В графе «Алфавит» нужно указать только букву, на которую начинается фамилия гражданина.
4. Характер работы – здесь имеется в виду предполагаемая длительность действия подписанного трудового договора: чаще всего постоянная работа, а если она сезонная или подработка, то временная.
5. Вид – чаще всего это основная работа, но иногда гражданин работает по совместительству (внутреннему или внешнему).
6. Пол обозначают заглавной буквой.
7. ФИО записывают полностью, как указано в паспорте (отчество – при наличии). А дату рождения также записывают в текстовом формате, например: «28 января 1991 года».
8. Код места проживания указывается в соответствии с ОКАТО.
9. Гражданство прописывается кодом.

1. Степень разговорных навыков на иностранном языке также прописывается кодами.

1. Обозначение образование тоже производится с помощью кодов – они установлены ОКИН.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Понятие незаконченного высшего образования, которое еще называют неполным, было упразднено с 2013 года, поэтому если сотрудник в настоящий момент учится в вузе, в учет берется только фактически полученное образование.

1. Квалификация указывается в точности по диплому (например, «бакалавр естественнонаучного образования»).
2. Профессия прописывается на основании того, как это принято в компании – для этого нужно обратиться в штатное расписание, а также в приказ, который утвердил сотрудника на эту позицию.
3. Суммарный стаж обычно рассчитывается по датам, приведенным в трудовой книжке. Но допускается использование и других бумаг, в которых есть подтвержденная информация о сроках работы гражданина в разных местах.
4. Отметка о личной жизни также производится по кодам.

1. Под составом семьи нужно понимать буквально тех людей, которые проживают вместе с человеком как одна семья. Прописываются их ФИО, а также степень родства (отец, сын, родная сестра и т.п.).
2. Данные паспорта необходимо заполнить строго так, как указано в документе, вплоть до сокращений и знаков препинания.

Раздел II

В этих графах нужно использовать данные из военного билета при его наличии. При этом соответствие данных тоже должно быть строгим – сокращения, названия, знаки препинания и т.п. При этом есть свои особенности, если на работу устраивается офицер запаса.

А если устраивается сотрудник, который подлежит призыву (мужчины, годные по здоровью и женщины с военным билетом – медсестры, некоторый другой персонал), то пункты 1,3,4 и 7 остаются пустыми. Остальные заполняются так, как показано в таблице.

Остальные разделы

Остальные разделы заполняются в соответствии с такими правилами:

1. Раздел III – здесь все данные так же, как они указаны во внутренней документацией компании. Фиксируется полное наименование компании, точное название должности, а в качестве основания для решения приводится приказ (с названием, номером и датой) или распоряжение.
2. Раздел IV – записи также проводятся на основании утвержденных документов. При этом каждая строка заполняется полностью (все графы), кроме столбца «Основание». Обычно здесь ссылаются на протокол, в котором содержатся результаты аттестации – прописывают название, номер и дату.
3. Раздел V – здесь фиксируют даты обучения (начало и окончание), вид повышения, а также полное официальное название образовательной организации, в котором происходит процесс обучения. В «Основании» прописывать сведения необязательно, но если есть соответствующее распоряжение или приказ, нужно вписать его название, номер и дату утверждения.
4. Раздел VI – в этой части аналогично прописывается информация о профессиональной переподготовке, которую прошел сотрудник.
5. В разделе VII осуществляется учет наград и почетных званий, которые получил работник за свои трудовые заслуги.
6. Раздел VIII – здесь фиксируется информация обо всех отпусках, которые официально получил сотрудник вне зависимости от их длительности. Данные должны точно соответствовать приказам, а также графику отпусков. Особое внимание следует обратить на неоплаченные отпуска, которые работник берет за свой счет. Они тоже учитываются вне зависимости от длительности. При этом все сведения должны быть одинаковыми – в заявлении работника, в приказе и в самой карточке (особенно внимательно нужно следить за точностью дат). Следует также иметь в виду, что отгулы на несколько часов (в счет переработок, сверхурочных и т.п.) не являются отпусками за свой счет. А отгул на целый рабочий день (на 1 и более) – это и есть отпуск без содержания.
7. Раздел IX заполняется в соответствии с законодательством о льготах. То есть учитываются как федеральные льготы, так и принятые на региональном уровне (в каждом регионе их список может сильно отличаться). Сюда же вписывают льготы, которые установлены внутренними актами предприятия (в крупных компаниях, на предприятиях нередко есть и свои собственные льготы, которые устанавливаются по инициативе работодателя и соответственно могут быть ликвидированы по его же решению). В качестве «Основания» указывается название тех документов, которые дают право льготы.
8. Раздел X содержит разнородные сведения, которые не относятся ни к одной из ранее рассмотренных категорий, например:

• информация о том, что в данный момент человек обучается в вузе, техникуме, колледже, ПТУ и других образовательных учреждениях; указывается дата начала и предполагаемого окончания, а также данные о фактическом количестве курсов, которые уже окончены на данный момент;
• данные по сотруднику-инвалиду: медицинские документы, группа инвалидности, а также дата изменения медицинских решений, если таковые были;
• документ-заключение, который был составлен специальной комиссией по оценке условий труда (вредные, опасные факторы, соответствие нормативам и т.п.).

При оформлении всех разделов действует единое правило оставлять поле пустым, если данные по нему отсутствуют или ответ отрицательный. Например, нельзя прописывать «не имею» – нужно просто проигнорировать строку.