Внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись дел Архив внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется к некоторым категориям дел, например таких, учет которых вызван спецификой данной документации (с грифом ограниченного доступа, личные и судебные дела, о присуждении ученых степеней и званий и т.п.). Составлять внутреннюю опись рекомендуется также на дела, заголовки которых недостаточно раскрывают содержание документов, что в дальнейшем облегчает пользование ими, поиск необходимой информации. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству. Например, составление внутренних описей к делам, содержащих приказы по личному составу, становится полезной при пользовании ими.

Внутренняя опись (см. приложение 64) составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело предварительно были оправлены или подшито без внутренней описи, то его бланк подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление заверительной надписи дела

Заверительную надпись дела (см. приложение 65) составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Его составляют на отдельном листе, что помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа не разрешается.

В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.

В удостоверяющем надписи должны оговариваться следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками и т.п.; номера крупноформатных листов; номера конвертов с укладеннями и количество листов заключений.

заверительную надпись Подписывает лицо, которое его составило.

При наличии большого количества перенумерованих листов в конце дела составляется новый заверительную надпись. При этом старый заверительную надпись перечеркивается и постоянно хранится в деле.

Переплет

Документы дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола суровой нитью и берутся в твердую обложку. Для обложек дел постоянного хранения используется бескислотный картон.

Во время брошюровка документов не разрешается зашивать их текст. Если текст документа напечатан слишком близко к левому краю, нужно нарастить корешки документа.

Оформление обложек дел

Обложки дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (см. приложение 66).

Заголовок дела переносится на ее обложку из номенклатуры. В то же время он требует обязательных проверок и уточнения путем поаркушного пересмотра дела. Заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. В случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (уточняется название учреждения или структурного подразделения в случае изменения в течение года, проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности, копійність документов и т.д.), которые повышают его информативность.

Например:

Приказы №№ 1-45 директора ОАО "Энергия" за 2005 год; Статистические отчеты по труду за 2002 год (ф. № 1-Т);

Протоколы №№ 1-6 заседаний научно-методической комиссии Института за 2006 год (копии).

Оригинальность документов дела специально не оговаривается.

Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности велись вместе с приказами по личному составу, их формируют в разные дела. При этом в заголовке номера приказов не отмечают, поскольку порядок приказов возбуждено. Эта особенность должна быть отражена в предисловии к описи.

На обложках дел проставляют даты документов, помещенных в них. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их дать отражено в заголовках дел.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов по основной деятельности, то ее датой будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, помещенных в дела. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишут словами.

При наличии в деле документов (приложений, справок, обзоров и т.п.), дата которых не совпадает с крайними датами дела, ниже эти даты с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за _ год".

Обязательным реквизитом обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "постоянно").

На обложке дела проставляется ее номер по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номера описи и архивного фонда.

Надписи на обложках дел должны быть четкими, их наносят светостойкими черными чернилами или пастой.

В случае заключения к делу титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела. Наклеивать титульный лист на обложку дела запрещается.

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

• копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
• документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
• документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
• прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
• документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

• Номер по порядку;
• Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
• Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
• Название документа;
• Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
• Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
• В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

• название организации, которая сдает документы в архив;
• гриф утверждения руководителя;
• номер по порядку;
• индекс дела;
• наименование дела;
• даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
• количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
• примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
• в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать.

Из статьи вы узнаете:

Назначение внутренней описи документов дела

Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой дел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней описи документов , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима:

для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела);

для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания;

Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги. Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом.

Внутренняя опись документов дела: типовой бланк

Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД. В данный типовой бланк включены следующие данные:

Порядковый номер (номер записи);

Индекс (уникальный идентификатор объекта);

Заголовок (краткое содержание служебной бумаги);

Номера листов (какие листы дела занимает данная документация).

Кроме того, стандартная форма позволяет делопроизводителю вносить в перечень примечания для каждой единицы дела (например, если в папку подшита копия, а не оригинал). При необходимости, делопроизводитель может добавить поля в типовую форму, однако, убирать вышеперечисленные графы нельзя.

Для оформления потребуется обычный белый лист формата А4. Фирменные бланки, как правило, не используются, и все необходимые сведения указывают непосредственно на титульном листе.

К внутренней описи обязательно составляют итоговую запись. В ней указывают, сколько листов документации включено в дело и сколько листов занимает сам перечень.

Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела по сути является вкладышем в папку с досье работника. В нем приводится перечень всей документации, собранной для сотрудника в индивидуальном порядке. Данный перечень, как и личное дело, заполняется постоянно на протяжении всего срока работы данного сотрудника.

Для всех включенных в папку бумаг указывают дату и номер, название, номер листа. Также необходима отметка о том, помещен ли в досье оригинал или копия. Данный перечень удостоверяют подписью составителя. В обязательном порядке указывают дату составления.

В случае увольнения сотрудника, его личное досье направляют в архив на хранение. В папку подшивают заявление об увольнении (или любой другой документ с указанием причины увольнения), а также соответствующий приказ руководителя.

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.