Сроки хранения управленческих документов. Анализ и архивное хранение основных управленческих документов

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.

Если пойти привычным путем

Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и

типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.

Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Самым главным документом, на который мы должны опираться, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов , указанные в графе № 3, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Существуют и другие перечни:

ведомственные. Например:

• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

  а вот успевший всем полюбиться «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Переч­нем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».

Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел , на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму - лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу - 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет , а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответст­вии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, ­в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.

Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту - Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ , в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения . Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону ­о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).

Берем на вооружение риск-менеджмент

Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями. А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.

Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) ­хранения для передачи в архив организации;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе - учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям. Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом .

Классика жанра

Для понятия «риск» существует множество определений. В теории управления проектами под ним подразумевают событие, которое может наступить с определенной вероятностью и может повлечь как положительные, так и отрицательные последствия.

Риску присущи следующие атрибуты:

важность, которая обычно измеряется по 3- или 5-балльной шкале (чем выше балл, тем важнее);

степень вероятности тоже измеряется в числах (от 0 до 1, где 0 говорит о невозможности наступления события, а 1 - о его неотвратимости; тогда, например, 0,05 - это 5-процентная вероятность наступления события).

Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.

Управлять риском можно по-разному: вы можете затратить усилия на его устранение, минимизацию или сделать ставку на усиление (это актуально для рисков, приносящих положительный эффект). Борьба с рисками - дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! По общему правилу, управление рисками проекта приводит к его удорожанию примерно на 15%.

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную. Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного.

Приемлемый уровень беспокойства. Иногда эту задачу называют еще «обеспечением покоя и нормального сна». Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Хотя, конечно, все, кто так или иначе заинтересован в судьбе компании, должны спать по возможности спокойно. Это, в конечном счете, гарантирует социальный мир.

Стабильность доходов. Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании.

Приемлемая непрерывность работы (задача риск-менеджмента - не допустить сбоев и остановок, которые чреваты гибелью компании) и целесообразный темп роста фирмы .

Социальная ответственность. Некоторые обстоятельства могут подо­рвать способность компании быть достойным членом общества. И если маленькие предприятия не всегда задумываются об этом, ­то заметные игроки рынка уже уделяют этой задаче должное внимание.

Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам (налоговым, таможенным и др.).

Экономичность, т.е. удержание себестоимости риск-менеджмента на уровне, минимально достаточном для нормальной работы компании.

Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов (по истечении законодательно определенного срока хранения) экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками .

Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто?

Риски утраты бухгалтерских документов

При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Но главная из них - документальное подтверждение законности и обоснованности доходов и расходов ­предприятия при проведении проверок налоговой инспекции.

Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации.

Для начала поясним понятие «дебиторская задолженность», которое используется налоговым законодательством. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов. В этом случае и возникает дебиторская задолженность (не организация должна деньги, а ей должны). Бывает, что дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а может быть, и годы.

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

Но возможна и другая причина - недобросовестный предприниматель (налогоплательщик) таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения. Например, товар поставлен, но его оплата была сделана не на расчетный счет или в кассу предприятия, а «неофициально». В налоговом учете компании «убыток» от такой сделки уменьшает полученную предприятием прибыть - в результате размер налоговых платежей в бюджет снижается.

Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят - проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании . Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена.

Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов (5 лет) уже истек. А если вы не сможете их предоставить, то, увы, придется платить доначисленный налог на прибыль, которую вы и в глаза не видели, а также штрафы и пени.

Предлагаем вспомнить обещанный законом о бухгалтерском учете срок хранения первичных бухгалтерских документов продолжительностью в 5 лет. А после этого произвести несложный арифметический подсчет, чтобы вычислить период, в течение которого вам могут понадобиться ­бухгалтерские документы.

Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. Учитывая, что налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года, необходимый срок хранения таких документов ­вырастает до 13 лет.

А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности (а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения), срок возрастает до 16 лет! Реально может потребоваться еще больший срок хранения , т.к. 3-летний срок отсчета для определения срока списания дебиторской задолженности может откладываться, если дебитор хоть как-то ­подтверждает свои обязательства (например, ­подписывает акт сверки расчетов).

А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты. Сколько же их набежит за 16-то лет?!

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.

Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится. Но если вы приобрели товар у импортера и со временем собиретесь его перепродать, то на вопросы таможенных органов об источнике поступления товара вы сможете ответить только при помощи счета-фактуры (лишь там останется номер ­таможенной декларации, по которой товар был ввезен на территорию России).

Предприятие купило компьютер иностранного производства, но через несколько лет решило его продать. На том предприятии, кому данный компьютер был продан, проводилась комплексная проверка, в результате которой было выявлено, что номер таможенной декларации, указанной в счете-фактуре, фальшивый. Проверка следом пришла на предприятие-продавец. Хорошо, что сохранилась документация, по которой этот компьютер был куплен, и выяснилось, что оператором при наборе данных была допущена ошибка в цифре таможенной декларации. Если бы предприятие не смогло подтвердить законность покупки такого товара, ему бы грозило обвинение в контрабанде, а это не только штрафные санкции, но и угроза уголовного дела.

Риски утраты договоров

Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если анализировать договоры купли-продажи с точки зрения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранении», то такие документы следует хранить 5 лет после перехода права собственности. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации.

Если речь идет о недвижимости, то:

При налоговой проверке договор купли-продажи может потребоваться для подтверждения правильности расчета первоначальной стоимости основного средства и расчета амортизационных отчислений.

Когда эту недвижимость продают, документы необходимы для определения себестоимости операции продажи, расчета прибыли по сделке и обоснования расчета налога на прибыль. С этого момента на документ распостраняются требования о сроке хранения документов для документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Если организация не сможет подтвердить цену, по которой куплено имущество, налог на прибыль придется платить со всей суммы дохода от продажи имущества без учета затрат на его приобретение.

Предприятие приобрело здание, произвело в нем капитальный ремонт и несколько лет использовало для своих нужд. Работы по капитальному ремонту производились подрядной организацией по договорам строительного подряда. Через 6 лет было принято решение продать здание. С точки зрения документации такой договор субподряда - типичный хозяйст­венный договор, срок хранения которого - 5 лет с момента окончания действия. Но для определения себестоимости здания, которое продается, а соответственно, прибыли от сделки и расчета налога на прибыль, необходимо подтвердить стоимость произведенных работ, которые увеличивают первоначальную стоимость здания. Все документы по факту проведения капитального ремонта могут быть затребованы налоговой инспекцией при проверке (хотя срок хранения по Перечню уже истек и, казалось бы, документы можно было уничтожить). Именно поэтому договоры по работам, увеличивающим стоимость объектов недвижимости, необходимо хранить весь срок эксплуатации такого объекта. А при его продаже - еще 4 года, согласно требованиям Налогового кодекса для подтверждения факта произведенных расходов. Следует отметить, что все сказанное относится только к работам, увеличивающим стоимость объекта недвижимости, т.е. к капитальному ремонту. Если же делается обычный ремонт, то такие затраты списываются на себестоимость в текущем периоде и не требуют увеличения стандартных сроков хранения документов.

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

финансовые потери (это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно было бы получить),

утрата контроля над предприятием, акциями которого владеет организация.

В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.

Если объектом купли-продажи является транспортное средство , в любой момент эксплуатации могут потребоваться сведения о его истории, о стоимости покупки.

По поводу инвестиционных договоров в законодательстве присутст­вует пробел. Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. ­Соответственно, он не упоминается и в других нормативных документах.

Срок хранения таких договоров необходимо устанавливать сугубо ­индивидуально и очень тщательно определять последствия утраты договора .

Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.

Анализ рисков утраты всех видов договоров - тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов .

Риски утраты конкурсной документации

Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки. Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса.

Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами (см. статьи 28 и 37 Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»).

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя! Документ - это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании.

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

При списании дебиторской задолженности возник убыток, который в целях налогообложения нужно списывать в течение 10 лет. Кроме того, налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года. Итого получается, что относящиеся к этому вопросу первичные бухгалтерские документы нам могут понадобиться еще в течение 13 лет. Один из документов, свидетельствующих о факте возникновения задолженности - накладная на отгрузку товара, - находится в деле «Накладные на отгрузку товара со склада № 1 за ноябрь 2003 года». Накладных много, но для долговременного хранения нужна только одна - та, по которой возник убыток. Поэтому ее перемещаем в отдельное дело, а все остальные документы этой папки можно отправить на уничтожение по истечении стандартного срока хранения, определенного в номенклатуре для этого дела.

При определении сроков хранения документов , которые могут по­требоваться в судебных разбирательствах, необходимо отталкиваться ­от существующих сроков исковой давности.

А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.

Судебно-арбитражная практика

Порой самое смехотворное оправдание, представленное фирмой в арбитражный суд, может стать важной вехой в ее противостоянии с налоговиками и позволит если не одержать победу, то хотя бы выиграть время. Такой вывод напрашивается при ознакомлении с постановлением ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2007 г. по делу № А56-24271/2006. Началом этой несколько комедийной тяжбы следует считать март 2006 года, когда ИФНС № 19 по Санкт-Петербургу доначислила местному предпринимателю, у которого отсутствовали первичные документы ­за минувшие периоды, налог на доходы физических лиц, НДС и ЕСН. Находчивый ПБОЮЛ обжаловал решение налоговиков в арбитражном суде Санкт-Петербурга, где на полном серьезе пояснил, что «первички» нет по вполне уважительной, с его точки зрения, причине - ее съели крысы. Арбитры, как нетрудно догадаться, такой довод отклонили, посчитав, что предприниматель водит за нос и налоговиков, и суд. Дескать, никаких документов не было и в помине, а если и были, то их утрата обусловлена халатным отношением предпринимателя к фискальной отчетности. Следовательно, налоги доначислены правомерно. А в следующий раз, дорогой товарищ, проводи вовремя дератизацию и спи спокойно. Предприниматель, однако, оказался не из тех, кто останавливается на полпути, и подал кассационную жалобу. Представители ФАС Северо-Западного округа в целом согласились с мнением нижестоящих коллег, однако указали, что согласно статье 168 Арбитражного процессуального кодекса в полномочия суда входит «точное установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела, а не предположения об их наличии или отсутствии». Между тем суд первой инстанции лишь предположил, что документы не существовали изначально, а если и существовали, то в их утрате виновен сам предприниматель. На этом ­основании дело решено было вернуть на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

* * *

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы - финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?

Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?

1 Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел , законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года.

2 От «бдительности» и недоверчивости налоговиков страдают и добросовестные налогоплательщики, которые не играют в «темные» игры, а действительно пали жертвой «неплатежа». И если тех, кому недоплатили миллионы рублей, может оказаться не так много, то тех, кому за несколько лет ведения хозяйственной деятельности кто-то что-то не полностью оплатил, - большинство!

В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Хранение правоустанавливающих документов

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:

1. Первичные документы.


2. Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе - это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования - как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 . Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц. Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе "Клиент-Банк". Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ "О бухгалтерском учете". В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ . Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС - книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270. Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено. Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Когда речь идет о сроках хранения документов, чаще всего основное внимание уделяется кадровым и бухгалтерским документам, в то время как управленческие документы также требуют бережного обращения с выполнением сроком их хранения.

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения. Сроки хранения управленческих документов регламентированы «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом, и Приказом N 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”».

Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения, а также до минования надобности и до замены новым (или новыми). Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» говорят о том, что такие управленческие документы имеют лишь практическое значение.

Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года.

Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК – экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение. ЭПК действует в отношении организаций всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов. Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии уточнении видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Хранение учетных документов

Хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков – одна из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей. В статье мы расскажем, как хранить бухгалтерскую и налоговую документацию, и что следует предпринять в случае ее утраты.

Одной из обязанностей фирмы (индивидуального предпринимателя) является сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. В их число входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание обязательных платежей. Данное требование выдвигается подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, фирме нужно хранить:

Первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета;
бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России № 558.

Согласно ему, должны храниться:

Годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;
документы учетной политики - пять лет;
первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Высший Арбитражный Суд РФ Решением № 14589/11 оставил без удовлетворения заявления о признании недействующим названного приказа в той его части, которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, неподведомственные федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанность по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется), возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона № 402-ФЗ).

Нарушение порядка хранения документов

Отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение налогоплательщик подлежит штрафу. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается.

Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей. Основание – статья 120 Налогового кодекса.

Утрата необходимых документов может послужить причиной тому, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», а также по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» Налогового кодекса.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Хранение документов

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России № 105 (далее – Положение № 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой собственный архив либо воспользоваться услугами хранения государственного или муниципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ; далее – Закон № 125-ФЗ).

Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:

Создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ);
обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, под архив должно быть выделено отдельное помещение со специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.

Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь.

Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.

Сегодня существуют архивные компании, которые предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. Поэтому можно передать бухгалтерскую и налоговую документацию на внеофисное хранение специализированной компании.

Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной.

Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Информацию в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски).

Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

• перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
• перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
• отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
• федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

• Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
• Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Какие документы относятся к документам временного хранения?

• акты о приеме выполненных работ;
• приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• документы по государственным закупкам (кроме документов по крупным поставкам);
• путевые листы;
• первичные учетные документы;
• договоры подряда с юр. лицами;
• кассовые документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• счета-фактуры.

Огромное количество приказов, инструкций или протоколов, сопровождающих управленческую деятельность организаций, делает вопрос их объединения в одном архиве достаточно актуальным. Надёжное архивное хранение управленческих документов – оптимальное решение для данного случая,позволяет значительно упростить процесс поиска нужных данных.

Типовые управленческие документы

Управленческие документы создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, организаций любых форм собственности при проведении однотипных управленческих операций. «Перечень типовых управленческих архивных документов…» (далее Перечень), утверждённый приказом №558 от 25.08.2010г.

Распространяется на следующие документы, отражающие функции:

• распорядительные, организационные, управления и контроля;
• планирование, финансирование, учёт и отчётность;
• организации экономических, научно-технических и других связей;
• информационного обслуживания;
• организации и оплаты труда;
• кадровые;
• материально-технические;
• административные и хозяйственные;
• социально-бытовые;
• профсоюзные и общественные.

Сроки хранения

Сроки хранения документовнаэлектронных или бумажных носителях определены в Перечне. Исчисление производится с 1 января года, следующего за временем их участия в рабочем процессе. Согласно Перечню для большей части управленческих документов, установлены следующие сроки:

• постоянно;
• 5 лет;
• до минования надобности или до замены новыми.

Некоторые виды бумажных или электронных документов запрещено утилизировать в течение года.

Порядок и сроки хранения документов отражены и в других законодательных актах и нормативных приложениях:

• №125-ФЗ «Об архивном деле РФ»;
• ст.89 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
• Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс;
• ст.50 №14-ФЗ «об обществах с ограниченной ответственностью»;
• налоговый кодекс РФ.

Электронные или бумажные носители, с постоянными или долговременными сроками действия, направляют на хранение в архив организации или в специализированную структуру.

Что мы предлагаем

Организации, имеющие большой документооборот, целесообразно воспользоваться предложение ГК «ТЭЛОС АРХИВ» — профессиональной архивной компании. Мы гарантируем:

• грамотное проведение экспертизы ценности и отбор на государственное хранение управленческих документов;
• контроль над сроками хранения, выделение к уничтожению после утраты практического значения;
• заполнение электронной базы данных для ускоренного поиска информации;
• доступ к информации на расстоянии через личный кабинет на сайте;
• переплёт и восстановление, сканирование бумаг любого формата, перевод их в электронную форму.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» своими силами осуществит доставку документов в архивохранилище и выполнит сопутствующие погрузо-разгрузочные работы.

Преимущества ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Выбрав сотрудничество с ГК «ТЭЛОС АРХИВ», вы приобретаете:

• высокую степень безопасности;
• исключается минимальная ошибка при обработке документов, благодаря отлаженности рабочего процесса и высокой квалификации персонала;
• применение инновационных методик при ведении дел, таких как «TELOS – DIGITAL»;
• индивидуальный подход в решении поставленных задач;
• гибкие скидки на стоимость работ при значительных объёмах информации.

Ответственное хранение документов – основа деятельности ГК «ТЭЛОС АРХИВ» и более 20-ти лет опыта.

Хранение документов в роботизированных архивных хранилищах класса А++ оборудованных системами пожарной сигнализации и системами газового пожаротушения, системами, обеспечивающими поддержание нормативного температурно-влажностного режима.

Наши эксперты входят в состав российских и международных комиссий и экспертных групп по архивному делу: ARMA International, центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве, общественный совет при Росархиве, ученый совет ВНИИДАД, рабочая группа при Росархиве по разработке концепции развития архивной отрасли до 2020 года.

Опыт работы на российском рынке архивных услуг с 1997 года: проведены работы по перемещению фондов Московского городского архива, центрального архива СПБ, проекты в министерствах природных ресурсов, экономики, обороны, финансов; проект по автоматизации работы с документами ФНС, проекты с дочерними структурами «Газпром», «РЖД», «ФСК».

Наличие собственного автопарка для возможности вывоза / доставки ежедневно более 10 000 архивных коробов. Все машины оборудованы GPS навигацией.

НАШИ КЛИЕНТЫ

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики. Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!