Служебная записка на ремонт автомобиля пример. Как писать служебную записку директору по образцу, а также как правильно оформить объяснительную? Информация и форма внутренней деловой бумаги

Служебной запиской именуется модель документального оборота внутри организации, которая дает возможность результативно реагировать на всевозможные обстоятельства.

Цели и типы служебного документа

Служебное письмо предназначается для извещения определенного должностного лица об имеющихся трудностях или о внесении, каких либо предложений касающихся производственных вопросов.

Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса.

Служебные записки подразделяются на:

• те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
• те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.

В свою очередь служебная перепись может осуществляться как между подчиненными и работодателем (внутренние), так и между руководителями структурных подразделений и основным руководителем предприятия (внешние). Внешне производственные документы предназначаются для предоставления их за пределы организации, получателем такого вида записки является вышестоящее руководство.

Информация и форма внутренней деловой бумаги

Содержание служебных документов обычно освещает производственные, материальные, хозяйственные вопросы, а также вопросы премирования, повышения или понижения в должности. Таким образом, сотрудник любого отдела может обратиться с письменной просьбой о предоставлении ему определенных материальных или финансовых средств, как для производственного, так и для личного пользования. Кроме того содержание такого документа может освещать жалобу на конкретного сотрудника или на непосредственного руководителя.

Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.

Внутрипроизводственное письмо руководителю организации от подчиненных составляется рукописным способом в свободной форме. Однако для написания такого рода документа можно использовать компьютерную или печатную технику.

Грамотное написание документа

Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

• кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
• название составляемого письма;
• вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
• основная часть, излагается подробная суть события;
• заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
• под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.

Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.

Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.

Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.

Формирование производственных писем в электронном виде

На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа. Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством. Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.

Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:

• в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
• подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
• на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.

Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.

Аспекты составления

При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:

Соблюдение вышеперечисленных нюансов, позволит даже не опытному сотруднику составить грамотную и понятную для руководителя служебную записку.

Значимость документа

Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.

Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.

Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.

Вконтакте

При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.

Служебные записки типы служебных записок и правила их оформления

Внимание

Журнал регистрации служебных записок образец Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица.

В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.

Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления.

В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст.
Пояснительная записка в бухгалтерском учете - документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

• основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
• подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Служебные записки типы служебных записок просьба и правила их оформления

В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой. Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России.

Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали.

В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.
Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат.

Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Образец служебной записки на приобретение компьютера

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Образец служебной записки о выдаче продукции

Березе Юлии Семеновне

2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J9raquo;.

Увеличение продаж соков ТМ «J9raquo; в рознице;

Увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J9raquo; предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J9raquo;.

Распределение призового фонда:

Санкт-Петербург - 400 упаковок (по 1л)

Воронеж - 60 упаковок (по 1л)

Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.

Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Скачать пример служебной записки

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

Служебная записка является внутренним инструментом любой организации

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

• в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
• затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
• далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
• заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
• в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;
• в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия. В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями. Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

• служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
• для текста используется шрифт «Times New Roman»;
• размер шрифта — 14;
• межстрочный интервал – 1,5;
• дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
• наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.

В служебной записке «На ремонт помещения» излагается просьба о проведении ремонтных работ, дополнительно указывается помещение.
Образец служебной записки на ремонт помещения

В служебной записке «На приобретение спецодежды» излагается просьба о выдаче спецодежды сотрудникам. Указывается перечень сотрудников (должность, Ф.И.О.). Прилагается заявка на приобретение необходимой спецодежды (наименование, количество). Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.
Служебная записка на приобретение спецодежды

Смотрите на видео инструкцию по документообороту:

Служебная записка не является обязательным документом, но она может послужить дополнением к основному документу, которое поможет принять руководителю окончательное решение. Например, на основании служебной записки может быть издан приказ, составлен акт или оформлено соглашение между двумя сторонами.

Руководство как пишется докладная записка

Инструкция как заполняется анкета при приеме на работу

Образец резюме менеджера и что входит в обязанности

Образец составления формы М 11

Инструкция как оформить доверенность на право подписи документов

Что такое штатное расписание и как заполнить приказ

Подскажите пожалуйста как написать служебное письмо.Наш ген. директор курит в офисе и уже не выносима

скорее придется написать заявление по собственному желанию

Как написать служебную записку на ошибочно лишнее списание бензина

как написать служебную записку на распределения заработного фонда между работниками

Добрый день! В штатном расписании не предусмотрены руководители структурных подразделений! Вопрос: кто должен писать служебные записки о премировании работников на имя директора предприятия?

Добрый день,как написать пояснительную записку на списание автотранспорта пришедшего в негодность.

Помогите правильно написать служебный записки на получения 1 категории

Подскажите. пожалуйста, как правильно написать служебную записку на заключение доп.соглашения об оплате съемного жилья.

Лучше целую петицию напишите за подписью Ваших коллег, не Вас же одну он окуривает!

добрый день, пожалуйста подскажите как правильно написать начальнику докладную о том, что уже давно не работают игровые детские автоматы,что необходимо тех. обслуживание для работающих автоматов

Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.

Есть подвид служебных записок, которые подразумевают иерархическую направленность и могут быть адресованы только – это докладные записки (поскольку решать кадровые проблемы и вопросы дисциплинарного воздействия уполномочен лишь глава организации).

Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации , который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.

Основные требования

Для такой бумаги нет специально установленного стандарта. При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике.

Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.

Записка пишется на листе стандартного формата А4. Обычно используется шрифт 14, Times New Roman. Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.

Служебная записка содержит в себе следующее:

• полное наименование фирмы (например ООО «Кенотаф»);
• от кого и кому адресовано (с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой)
• наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
• заголовок (Служебная записка на ремонт);
• текст (информационная часть «Довожу до вашего сведения, что…», затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
• дата, подпись с расшифровкой.

Как составить?

Если нужно отремонтировать помещение или кабинет

Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:

Генеральному директору ООО «Алас-стандарт»

Сидорову Е. Е.

от начальника АХО Петрова И. П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.

Прошу вас нанять ремонтную бригаду для проведения ремонта.

С уважением,

Петров Иван Петрович (подпись).

Оборудование

Здесь нужно перечислить оборудование, которое следует отремонтировать.

Важно! Такой документ может адресоваться не самому главе фирмы, а непосредственно руководителю отдела, который отвечает за исправность техники, это может быть технический отдел, или айти.

Например:

Начальнику IT-отдела

ООО «Деловые консультации»

Борисову Б.Б.

от руководителя отдела по работе с клиентами Ивановой И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4

Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.

Прошу вас отремонтировать компьютеры и на время ремонта предоставить нам как минимум 2 другие машины.

С уважением,

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

Автомобиль

Здесь нужно указать марку корпоративного автомобиля и что именно требует ремонта. Например:

Генеральному директору ООО «Хризантема -А»

Сергееву С. С.

от водителя Петрова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4

Довожу до вашего сведения, что корпоративный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 г. выпуска), закупленный для нужд фирмы год назад, нуждается в ремонте и не пригоден к перевозкам пассажиров (не работает тормоз). Это стало известно вчера, когда я перевозил курьера Самохину от клиента в офис фирмы. Неисправное состояние машины подтверждено техником Сидоровым А.А.

Прошу Вас издать распоряжение о передаче автомобиля в автомастерскую для ремонта.

С уважением

Петров Иван Иванович.

Таким образом, написать служебную записку о ремонте может любой – ведь все в конце-концов ломается, и компьютеры, и лампы, и автомобили. Необходимо только точно указать, что именно требует ремонта, да и подлежит ли вообще техника «реанимации» – вполне может оказаться, что пришла пора закупать новую.

Для этого лучше проконсультироваться у специалиста и потом писать записку.