Служебная записка на согласование договора образец. Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка - это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

О повышении заработной платы

ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 25\10982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

Генеральный директор ООО «Компания»

Жданов В.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Соколов Иван Игоревич не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С 042 МК 83) на плановый технический осмотр, чем нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2010 г.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Соколову И. И. выговор.

Оформление докладной записки о невыполнении должностных обязанностей осуществляется на листе бумаги формата А4.

О нарушениях в работе

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору

ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

На приобретение канцтоваров

В служебной записке «На приобретение канцтоваров» излагаются факты производственной необходимости в приобретение определенного количества канцтоваров, прилагается перечень канцелярских товаров (наименование, количество).

О выделении денежных средств

Сотрудник __________________________/_____________/

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела __________________________/_____________/

ВНИМАНИЕ

Ответственность за учет и хранение, закупленной специально для подразделений литературы, лежит на руководителях данных подразделений.

Решение о выделении средств на приобретение литературы:

Руководитель

Корпоративного университета ___________________________/____________ /

Сумму в размере

Рублей ______________/_____________/«__»________200_г.

Обязуюсь предоставить товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в срок до 25 «____________» 200_г. ___________________________/_____________/

Товарный и кассовый чеки, а также неизрасходованные денежные средства в размере

Рублей _______________/_____________/«__»________200_г.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладные (кадровая);
• объяснительные;
• пояснительные;
• служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003 , предусматривающего четкие правила оформления.

Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

• Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
• Наименование документа и его номер.
• Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
• Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
• ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

• Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
• Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
• Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.