Отметка об исполнителе в приказе. Реквизиты, придающие документу юридическую силу: требования к ним Отметка об исполнителе документа проставляется
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:
Карпухин
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Семёнова
Галина Константиновна
экз. № 1 - в адрес
экз. №2 - в отдел № 2
экз. № 3 - в отдел №10
экз. № 4 - в дело 08
Смотрите также:
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию .
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Вопросы и задания
1. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
2. Из каких составных частей может состоять реквизит «Наименование организации»?
3. В каких документах оформляют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
4. В каком падеже указывают наименование организации, структурного подразделения в реквизите «Адресат»?
5. В каком падеже указывают наименование должности и фамилию в реквизите «Адресат»?
6. Из каких составных частей состоит гриф утверждения, если документ утверждает должностное лицо?
7. Что должна содержать резолюция?
8. Сколько строк может содержать заголовок к тексту?
9. В каком случае заголовок к тексту не указывают?
10. Как оформляют отметку о наличии приложения, если оно упомянуто в тексте?
11. Какие составные части содержит реквизит «Подпись»?
12. Кто подписывает протокол?
13. Как оформляют реквизит «Подпись», если документ подписывают несколько должностных лиц, имеющих должности одного уровня?
14. Из каких составных частей состоит реквизит «Гриф согласования»?
15. Из каких составных частей состоит виза согласования?
16. Как следует ставить оттиск печати на документе?
17. Из каких составных частей состоит реквизит «Отметка о заверении копии»?
18. Как оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»?
Тема 2. Система организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительные документы
- Организационные документы
- Распорядительные документы
- Организационные документы
Организационные (организационно-правовые) документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру. Определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функцию структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
- Устав;
- Учредительный договор;
- Положение об организации;
- Положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
- Правила внутреннего распорядка;
- Штатное расписание;
- Должностные инструкции и др.
УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
1 Общие положения.
2 Сведения об уставном капитале организации.
3 Организационно-правовые основы деятельности организации.
4 Управление организацией.
5 Правила ведения учета и отчетности в организации.
6 Порядок использования прибыли и иных накоплений организации.
7 Порядок прекращения деятельности организации.
8 Особые вопросы деятельности организации.
Раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
Полном и сокращенном наименовании организации;
Статусе организации;
Предмете и целях деятельности организации;
Нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
Наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
Наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т. п.);
О почтовом (юридическом) адресе организации.
Раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
Общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
Размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
Условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
Имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации.
В разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
Цели деятельности организации;
Виды (направления) деятельности организации;
Механизм взаимоотношений организации с партнерами;
Права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление организацией» регламентирует:
Структуру и основные задачи управления организацией;
Состав органов управления;
Полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т. д.).
Разделом «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливаются:
Порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
Порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
Порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплении организации» должны найти свое отражение вопросы:
Распределения и последующего использования прибыли;
Порядка использования иных накоплений организации (как-то: страховой фонд, резервный фонд и др.).
Раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает:
Порядок ликвидации организации;
Порядок изменения характера деятельности организации.
В разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых отражает особенности порядка функционирования организации.
Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.
Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».
Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа - как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!
Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»
И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».
Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.
Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т.д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ.
КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25
В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.
Отметка об исполнителе включает:
1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) - в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;
2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.
Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.
Если не можете определиться, то пишите все телефоны.
Отметка об исполнителе может включать:
1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;
2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;
3) электронный адрес исполнителя.
Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную
почту.
Какую еще информацию можно указать в отметке об исполнителе?
- код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или табельный номер:
- дату распечатки документа:
- сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:
- иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже - соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»
- личную подпись исполнителя:
2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:
Карпухин 1579806
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
19. Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.
Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу
(ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
1. Наименование организации
сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
собственное индивидуальное название организации;
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;
наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, например:
2. Справочные данные об организации
Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района,
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
3. Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
4. Дата документа
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
события (в протоколах и актах).
Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
5. Регистрационный номер документа
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
6. Гриф утверждения документа
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:
7. Подпись
Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Генеральный директор Подпись О.П. Смуров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:
Генеральный директор Подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов
Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель Подпись Н.В. Куликов
Члены Подпись К.М. Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:
Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр
И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов
Не допускается надписывать от руки "За", ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.
8. Оттиск печати
Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка проставляется...Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение:...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения». . В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа....(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Указание по исполнению документа (резолюция)
Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Воронец Н.В. Федорову Н.А. Прошу подготовить проект договора с...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Контроль исполнения документов
Контроль - одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Определение: контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель - специалист I категории Наименование работы Единица измерения Норма времени, ч N нормы 1 2 3 4 Постановка документа на контроль РКК 0, 46 1 Проверка своевременного доведения документа до исполнителя телефонное сообщение 0,03 2 Предварительная проверка, регулирование хода исполнения напоминание...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)